Postversand
Postversand Zeitungen, Etiketten
Den Dialog dazu rufen Sie auf mit:
Mit dem Modul „Postversand Zeitungen, Etiketten“ haben Sie die Möglichkeit größere Aussendungen Kosten- und Versandoptimiert abzuwickeln. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Steuerung und unterschiedlichste Ausgaben zur Verfügung. Sie können nicht nur Etiketten für die gewünschte Adressmenge erstellen, sondern diese zum Beispiel auch auf einer Diskette zur Weitergabe an einen Dienstleister zwischenspeichern.
Es stehen Ihnen hierzu die verschiedenen Optionen auf dem Karteireiter Postversand, Karteireiter Selektion und Karteireiter Drucken zur Verfügung.
Karteireiter Postversand
Die Aufbereitung der Daten für den Versand der Zeitungen oder der Etiketten muss vorbereitet werden. Hierzu stehen die nachfolgenden Optionen unter dem Karteireiter „Postversand“ zur Verfügung. Hiermit werden keine Ausdrucke durchgeführt, sondern die gewünschten Daten zusammengestellt. Im Bereich der Diskettenerstellung hingegen werden die Daten nicht nur Aufbereitet, sondern auch direkt in die angegebenen Dateien ausgegeben.
Postversand für
Bundzettel zusammenstellen
Durch die Auswahl dieser Option wird beim „Start“ die Routine zur Aufbereitung der Daten für den Postversand mit Bundzetteln durchgeführt. Dabei werden alle die Adressen der Mitglieder herangezogen, die im Mitgliedsstamm im Feld ‚Anzahl Zeitschriften‘ eine Zahl größer Null haben. Die PLZ werden dabei nach den Leitbereichen der Post anhand der Datei ZEBU (Zeitungsbunde) zusammengestellt. Die Bunde müssen so gruppiert werden, dass maximal 15 kg Bunde entstehen, was dann vom Gewicht der Zeitung abhängt. Dazu ist im Dialog ‚Daten zum Verein‘ die Größe eines Zeitungsbundes in Anzahl der Zeitungen je Bund anzugeben. Ebenso sind dort das Postvertriebskennzeichen und der Name der Zeitung einzutragen.
Das Programm ermittelt über 4 Bundfertigungsstufen die Zuordnung der Adressen zu den einzelnen Postleitbereichen. Diese Liste ist dann unter ‚Drucken Postversandliste‘ auszudrucken. Die Datei ZEBU wird ca. zweimal im Jahr erneuert und den Anwendern zur Verfügung gestellt.
Leeretikett nach
Bundwechsel
Wenn die Etiketten über eine Etikettiermaschine laufen, um diese auf die Zeitungen zu kleben, ist diese Option anzukreuzen, damit die Maschine beim Bundwechsel (bei dem Leeretikett) anhält (sodass man Zeit hat das Zeitungsbund herauszunehmen).
Datei für den
Postversand, allg.
Format
Die Ausgabe der gewünschten Adressen in eine Datei kann mit dieser Option angesteuert werden. Die Daten werden in einem allgemeinen Format abgelegt und können dann zur weiteren Bearbeitung an einen Dienstleister gegeben werden. Die Direktadressierung ist mit dem Inhalt der Datei kein Problem.
Laufwerk,
Dateiname
Geben Sie in diesem Zusatz zu der Option „Date für den Postversand, …“ einen Laufwerksbuchstaben mit Dateinamen an. Sie können hierbei natürlich auch beliebige Verzeichniseinträge verwenden. So können Sie zum Beispiel direkt „A:\VERSAND1“ angeben. Auch die Ablage der Datei auf der eigenen Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk ist möglich. Dies ist für die Weitergabe
ohne Diskette, z.B. per Email der bessere Weg.
Datei für den
Postversand
Die Option zur Erzeugung einer Datei mit den Adressdaten im CSV-Format entspricht im wesentlichen der Abfolge und Verarbeitung der vorhergehenden Option zur Erzeugung der Daten im allg. Format, nur dass hier das Satzformat von ihnen ausgesucht werden kann.
Vereins-Nr.
Dachverband
Hierzu muss die DMB-Vereinsnummer in diesem Feld eingetragen werden. Diese wird zur Steuerung und Verarbeitung beim Dachverband benötigt.
Laufwerk,
Dateiname
Die Angabe des Speicherortes ist auch hier nötig, entspricht aber genau den Vorgaben der vorhergehenden Option.
Etiketten mit
Absender
drucken
Wenn Sie diese Option wählen, werden die nachfolgenden 3 Zeilen automatisch eingeblendet. Beim Druck werden diese oberhalb der eigentlichen Adressangabe auf dem Etikett ausgegeben. Die Etikettengröße beträgt dabei 48*101 mm (Höhe * Breite). Diese Etiketten werden einbahnig und auf Endlospapier unterstützt. Die beiden ersten Zeilen dieser Eingabe werden auch für den zweibahnigen Etikettendruck (DINA4) als Adressenangabe (Vereinsanschrift) herangezogen.
1.-3. Zeile
In diese 3 Zeilen können Sie Ihre Absenderangaben, sowie sonstige auf dem Etikett gewünschten Angaben eintragen.
Selektion aktiv
Haben Sie auf dem Karteireiter „Selektion“ die Option „Mitglieder lt. Selektion“ aktiviert, so wird Ihnen dies mit der Kennzeichnung hier angezeigt.
Mit der Schaltfläche „Start“ wird die gewünschte Ausgabe durchgeführt. Der Status der bereits herangezogenen Datensätze wird in gewohnter Weise links unten im Dialog mit Angabe der Anzahl von Adressen und der Prozentzahl im Fortschrittsbalken angezeigt.
Die Schaltfläche „Abbrechen“ stoppt diesen Lauf. Mit der Schaltfläche „Schließen“ wird der Dialog beendet.
Postversand für Bundzettel
Während der Durchführung und Aufbereitung der Daten für den gewünschten Postversand für Bundzettel erhalten Sie unter Umständen den nachfolgenden Dialog.
Sie können den Ablauf mit der Schaltfläche „Ja“ fortsetzen und die unbekannten Postleitzahlen mit einer Fehlerliste auf dem Karteireiter „Drucken“ in diesem Modul prüfen.
Nach Abschluss der Aufbereitung der Daten erhalten Sie diesen Hinweisdialog. In der linken, unteren Dialogecke wird die selektierte Anzahl von Datensätzen und die Bundfertigungsstufe angezeigt.
Datei für Postversand, allg. Format
Auch während der Aufbereitung der Daten für die Diskette wird in der unteren, linken Ecke des Dialogs der Fortschritt und die Anzahl der selektierten Datensätze angezeigt. Nachdem die Datei mit den Daten erzeugt wurde, erhalten Sie nachfolgenden Hinweis:
Falls Sie keine oder fehlerhafte Angaben zu der geforderten Unterposition Laufwerk und Dateiname gemacht haben, erhalten Sie nachfolgenden Hinweis:
Datei für Postversand
Der Ablauf zur Erzeugung der Daten im CSV-Format entspricht im wesentlichen der vorher beschriebenen Funktion zur Erzeugung der „Datei für Postversand, allg. Format“.
Nach Abschluss der Routine wird der folgende Hinweis ausgegeben.
Karteireiter Selektion
Die einzelnen Funktionen der Selektion, sowie die vielfältigen Möglichkeiten der Bedingungen und Verknüpfungen sind in dem eigenen Kapitel Selektionen zusammengefasst, da diese Funktionalität in vielen Bereichen innerhalb MivWin vorkommt.
In der gezeigten Option „Mitglieder einzeln“ sind in diesem Modul entsprechende Spalten mit Informationen zum Postversand in der Liste. Sie können hier sowohl die Abo´s und auch den Fortbestand der Mitgliedschaft ersehen.
Karteireiter Drucken
Die eigentliche Ausgabe der Adressen, sowie die für die Abwicklung benötigten Listen, erfolgt über den Karteireiter „Drucken“. Hier steht eine Vielfalt an Ausgabeoptionen zur Verfügung.
Postversandliste
Die Postversandliste gibt Auskunft über die Zeitungsbunde und deren Stärke. Mit diesen komprimierten Informationen ist ein Überblick über das Versandpaket und die Zielorte möglich.
Fehlerliste PLZ
Die Fehlerliste PLZ wird benötigt, um die im Datenlauf gemeldeten fehlerhaften Postleitzahlen anzuzeigen bzw. auszudrucken. Diese kann dann zur Nachbearbeitung der fehlerhaften Postleitzahlen herangezogen werden.
Bundzettel
Mit der Ausgabe der Bundzettel steht eine Option zur Verfügung, die für den optimierten Postversand benötigten Beschriftungen der Bündel automatisiert zu erstellen. Die einzelnen gedruckten DIN A4 Seiten werden als Deckblatt auf die Bündel geschnürt und zur Adressierung des Bündels verwendet.
Etiketten für
Postversand
Die Ausgabe von Etiketten für den Postversand kann mit dieser Option angesteuert werden. Die Reihenfolge der Ausgabe entspricht ebenfalls dem für den Postversand aufbereiteten Datenbestand analog der Bundzettel. Die Ausgabe der Etiketten und der Bundzettel kann somit für den optimierten Postversand zusammen verwendet werden.
Leeretikett nach
Bundwechsel
Wenn zur besseren Unterscheidung zwischen den einzeln Bündeln ein Leeretikett gewünscht wird, ist dieser Zusatz zum Postversand auszuwählen. Die Erkennung des nächsten Bundwechsels fällt somit wesentlich leichter.
Etiketten
1-bahnig, endlos
Für die Verwendung von Standardetiketten steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung. Hier werden die Adressen auf 1- bahnigem Endlosträgerband ausgegeben. Die gewünschte Sortierung der Ausgabe ist im rechten, oberen Bereich des Dialogs in vier Variationen möglich. Es ist eine Etikettengröße von 36*89 mm (Höhe * Breite) hinterlegt.
Postvertriebs-kennz. Drucken
Mit diesem Zusatz können Sie das Postvertriebskennzeichen auf jedem Etikett zu Beginn ausgeben.
Etiketten
2-bahnig,DIN-A4
Auch die Ausgabe als 2-bahnige Etiketten ist möglich. Hierzu muss diese Option gewählt werden. Die Ausgabe erfolgt auf 2-bahnigen DIN-A4 Bögen. Hier ist das Format der Firma Zweckform mit der Nummer 3424 unterlegt.
Ausdruck in
Folge
Mitglieds-Nr.
Die Ausgabe der 1- und 2-bahnigen Etiketten kann nach den folgenden 4 Sortierkriterien erfolgen. In der hier gewählten Option werden die Etiketten nach der Mitgliedsnummer sortiert.
Ausdruck in
Folge
Name, Vorname
Die Folge der ausgegebenen Etiketten wird mit dieser Option nach dem Namen und Vornamen sortiert.
Ausdruck in
Folge
Straße
Mit der dritten Sortieroption ist als Reihenfolge die Straße hinterlegt. Dies kann speziell für Verteilung mit Austrägern sinnvoll sein.
Ausdruck in
Folge
Postleitzahl
Als letzte Sortieroption steht die Ausgabe nach Postleitzahl zur Verfügung.
Leerzeichen
linker Rand
Zur genaueren Positionierung des Ausdrucks können Sie hier die gewünschte Anzahl von Leerzeichen am linken Rand einstellen. Es wird ein entsprechende Anzahl von Leerspalten vor dem Ausdruck eingeschoben und damit die Ausgabe nach rechts versetzt.
Druckdatum
Die Option Druckdatum wird nur für die Ausgabe der Postversandliste und Fehlerliste PLZ verwendet. Das eingetragene Datum wird auf den Ausdruck übernommen. Das Eingabedatum wird immer mit dem aktuellen Tagesdatum vor belegt, kann aber nach Auswahl der betroffenen Listen geändert werden.
Auswahl des
Druckers
In gewohnter Weise kann mit der hier vorliegenden Liste der gewünschte Drucker Ihres Windows Systems für die Druckausgabe gewählt werden
Liste exportieren
Zusätzlich zur Ausgabe als Ausdruck haben Sie auch die Möglichkeit die Daten als Liste zu exportieren. Hierzu wurde bereits beim Jahreswechsel – Drucken die Funktion Liste exportieren vorgestellt.
Probeausdruck
Mit dieser vor belegten zweiten Option wird der gewünschte Ausdruck für den eingestellten Drucker erzeugt und am Bildschirm angezeigt. Dort kann eine abschließende Kontrolle erfolgen und daraufhin die Ausgabe an den Drucker mit dem Druckersymbol gestartet werden.
Selektion aktiv
Haben Sie auf dem Karteireiter „Selektion“ die Option „Mitglieder lt. Selektion“ aktiviert, so wird Ihnen dies mit der Kennzeichnung hier angezeigt.
Postversandliste
Die Postversandliste gibt Auskunft über die Bündel und deren Stärke. Mit diesen komprimierten Informationen ist ein Überblick über die Versandstruktur möglich.
Fehlerliste PLZ
Die Fehlerliste PLZ wird benötigt, um die im Datenlauf gemeldeten fehlerhaften Postleitzahlen anzuzeigen bzw. auszudrucken. Diese kann dann zur Nachbearbeitung der fehlerhaften Postleitzahlen herangezogen werden.
Bundzettel
Mit der Ausgabe der Bundzettel steht eine Option zur Verfügung, die für den optimierten Postversand benötigten Beschriftungen der Bündel automatisiert zu erstellen. Die einzelnen gedruckten DIN A4 Seiten werden als Deckblatt auf die Bündel geschnürt und zur Adressierung des Bündels verwendet.
Etiketten für den Postversand
Die Ausgabe von Etiketten für den Postversand kann mit dieser Option angesteuert werden. Die Reihenfolge der Ausgabe entspricht ebenfalls dem für den Postversand aufbereiteten Datenbestand analog der Bundzettel. Die Ausgabe der Etiketten und der Bundzettel kann somit für den optimierten Postversand zusammen verwendet werden.
In der Vorschau müssen die Etiketten Blatt für Blatt an derselben Stelle stehen. Unter Umständen ist ein Druckertreiber eines ähnlichen Druckers zu verwenden.
Etiketten 1 bahnig, endlos
Für die Verwendung von Standardetiketten steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung. Hier werden die Adressen auf 1-bahnigem Endlosträgerband ausgegeben. Die gewünschte Sortierung der Ausgabe ist im rechten, oberen Bereich des Dialogs in vier Variationen möglich.
Etiketten 2 bahnig, DIN A4
Auch die Ausgabe als 2-bahnige Etiketten ist möglich. Hierzu muss diese Option gewählt werden. Die Ausgabe erfolgt auf 2-bahnigen DIN-A4 Bögen. Hier ist das Format der Firma Zweckform mit der Nummer 3424 unterstellt.