Durch die Auswahl dieser Option wird beim „Start“ die Routine zur Aufbereitung der Daten für den Postversand mit Bundzetteln durchgeführt. Dabei werden alle die Adressen der Mitglieder herangezogen, die im Mitgliedsstamm im Feld ‚Anzahl Zeitschriften‘ eine Zahl größer Null haben. Die PLZ werden dabei nach den Leitbereichen der Post anhand der Datei ZEBU (Zeitungsbunde) zusammengestellt. Die Bunde müssen so gruppiert werden, dass maximal 15 kg Bunde entstehen, was dann vom Gewicht der Zeitung abhängt. Dazu ist im Dialog ‚Daten zum Verein‘ die Größe eines Zeitungsbundes in Anzahl der Zeitungen je Bund anzugeben. Ebenso sind dort das Postvertriebskennzeichen und der Name der Zeitung einzutragen.

Das Programm ermittelt über 4 Bundfertigungsstufen die Zuordnung der Adressen zu den einzelnen Postleitbereichen. Diese Liste ist dann unter ‚Drucken Postversandliste‘ auszudrucken. Die Datei ZEBU wird ca. zweimal im Jahr erneuert und den Anwendern zur Verfügung gestellt.

Wenn die Etiketten über eine Etikettiermaschine laufen, um diese auf die Zeitungen zu kleben, ist diese Option anzukreuzen, damit die Maschine beim Bundwechsel (bei dem Leeretikett) anhält (sodass man Zeit hat das Zeitungsbund herauszunehmen).

Die Ausgabe der gewünschten Adressen in eine Datei kann mit dieser Option angesteuert werden. Die Daten werden in einem allgemeinen Format abgelegt und können dann zur weiteren Bearbeitung an einen Dienstleister gegeben werden. Die Direktadressierung ist mit dem Inhalt der Datei kein Problem.

Geben Sie in diesem Zusatz zu der Option „Date für den Postversand, …“ einen Laufwerksbuchstaben mit Dateinamen an. Sie können hierbei natürlich auch beliebige Verzeichniseinträge verwenden. So können Sie zum Beispiel direkt „A:\VERSAND1“ angeben. Auch die Ablage der Datei auf der eigenen Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk ist möglich. Dies ist für die Weitergabe
ohne Diskette, z.B. per Email der bessere Weg.

Die Option zur Erzeugung einer Datei mit den Adressdaten im CSV-Format entspricht im wesentlichen der Abfolge und Verarbeitung der vorhergehenden Option zur Erzeugung der Daten im allg. Format, nur dass hier das Satzformat von ihnen ausgesucht werden kann.

Hierzu muss die DMB-Vereinsnummer in diesem Feld eingetragen werden. Diese wird zur Steuerung und Verarbeitung beim Dachverband benötigt.

Die Angabe des Speicherortes ist auch hier nötig, entspricht aber genau den Vorgaben der vorhergehenden Option.

Wenn Sie diese Option wählen, werden die nachfolgenden 3 Zeilen automatisch eingeblendet. Beim Druck werden diese oberhalb der eigentlichen Adressangabe auf dem Etikett ausgegeben. Die Etikettengröße beträgt dabei 48*101 mm (Höhe * Breite). Diese Etiketten werden einbahnig und auf Endlospapier unterstützt. Die beiden ersten Zeilen dieser Eingabe werden auch für den zweibahnigen Etikettendruck (DINA4) als Adressenangabe (Vereinsanschrift) herangezogen.

In diese 3 Zeilen können Sie Ihre Absenderangaben, sowie sonstige auf dem Etikett gewünschten Angaben eintragen.

Die Postversandliste gibt Auskunft über die Zeitungsbunde und deren Stärke. Mit diesen komprimierten Informationen ist ein Überblick über das Versandpaket und die Zielorte möglich.

Die Fehlerliste PLZ wird benötigt, um die im Datenlauf gemeldeten fehlerhaften Postleitzahlen anzuzeigen bzw. auszudrucken. Diese kann dann zur Nachbearbeitung der fehlerhaften Postleitzahlen herangezogen werden.

Mit der Ausgabe der Bundzettel steht eine Option zur Verfügung, die für den optimierten Postversand benötigten Beschriftungen der Bündel automatisiert zu erstellen. Die einzelnen gedruckten DIN A4 Seiten werden als Deckblatt auf die Bündel geschnürt und zur Adressierung des Bündels verwendet.

Die Ausgabe von Etiketten für den Postversand kann mit dieser Option angesteuert werden. Die Reihenfolge der Ausgabe entspricht ebenfalls dem für den Postversand aufbereiteten Datenbestand analog der Bundzettel. Die Ausgabe der Etiketten und der Bundzettel kann somit für den optimierten Postversand zusammen verwendet werden.

Wenn zur besseren Unterscheidung zwischen den einzeln Bündeln ein Leeretikett gewünscht wird, ist dieser Zusatz zum Postversand auszuwählen. Die Erkennung des nächsten Bundwechsels fällt somit wesentlich leichter.

Für die Verwendung von Standardetiketten steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung. Hier werden die Adressen auf 1- bahnigem Endlosträgerband ausgegeben. Die gewünschte Sortierung der Ausgabe ist im rechten, oberen Bereich des Dialogs in vier Variationen möglich. Es ist eine Etikettengröße von 36*89 mm (Höhe * Breite) hinterlegt.

Mit diesem Zusatz können Sie das Postvertriebskennzeichen auf jedem Etikett zu Beginn ausgeben.

Auch die Ausgabe als 2-bahnige Etiketten ist möglich. Hierzu muss diese Option gewählt werden. Die Ausgabe erfolgt auf 2-bahnigen DIN-A4 Bögen. Hier ist das Format der Firma Zweckform mit der Nummer 3424 unterlegt.

Die Ausgabe der 1- und 2-bahnigen Etiketten kann nach den folgenden 4 Sortierkriterien erfolgen. In der hier gewählten Option werden die Etiketten nach der Mitgliedsnummer sortiert.

Die Folge der ausgegebenen Etiketten wird mit dieser Option nach dem Namen und Vornamen sortiert.

Mit der dritten Sortieroption ist als Reihenfolge die Straße hinterlegt. Dies kann speziell für Verteilung mit Austrägern sinnvoll sein.

Als letzte Sortieroption steht die Ausgabe nach Postleitzahl zur Verfügung.

Zur genaueren Positionierung des Ausdrucks können Sie hier die gewünschte Anzahl von Leerzeichen am linken Rand einstellen. Es wird ein entsprechende Anzahl von Leerspalten vor dem Ausdruck eingeschoben und damit die Ausgabe nach rechts versetzt.

Die Option Druckdatum wird nur für die Ausgabe der Postversandliste und Fehlerliste PLZ verwendet. Das eingetragene Datum wird auf den Ausdruck übernommen. Das Eingabedatum wird immer mit dem aktuellen Tagesdatum vor belegt, kann aber nach Auswahl der betroffenen Listen geändert werden.

In gewohnter Weise kann mit der hier vorliegenden Liste der gewünschte Drucker Ihres Windows Systems für die Druckausgabe gewählt werden

Zusätzlich zur Ausgabe als Ausdruck haben Sie auch die Möglichkeit die Daten als Liste zu exportieren. Hierzu wurde bereits beim Jahreswechsel – Drucken die Funktion Liste exportieren vorgestellt.

Mit dieser vor belegten zweiten Option wird der gewünschte Ausdruck für den eingestellten Drucker erzeugt und am Bildschirm angezeigt. Dort kann eine abschließende Kontrolle erfolgen und daraufhin die Ausgabe an den Drucker mit dem Druckersymbol gestartet werden.