Dienste

Wartungsmodus

Um innerhalb des Systems verschiedene Serviceaktivitäten durchführen zu können, sind im Menü Dienste die Funktion „Wartungsmodus starten“ und „Wartungsmodus beenden“ vorhanden. So kann z.B. der Jahreswechsel und der Indexaufbau sowie die Reorganisation nur durchgeführt werden, wenn das System sich im Wartungsmodus befindet.

Starten

Der Wartungsmodus wird aus dem Menü Dienste gestartet. Im oberen freien Fensterbereich erscheint als Hinweis die nachfolgende Ausgabe.

Um in den Wartungsmodus (=Exklusivmodus) schalten zu können, erhalten alle Anwender, die MivWin geöffnet haben, die Nachricht es zu schließen. Wird dieser Aufforderung keine Folge geleistet, wird MivWin bei diesen Anwendern nach 2 Minuten automatisch beendet.

Nachdem alle Dateien des Systems im Wartungsmodus, also exklusiv geöffnet sind, wird der Anwender mit folgendem Hinweisfenster benachrichtigt.

Zusätzlich wird noch der Infotext auf dem Fensterbereich verändert. Solange Sie im Wartungsmodus bleiben, wird dies im Hauptfenster der Mitgliederverwaltung angezeigt.

Beenden

Der Wartungsmodus wird aus dem Menü Dienste auch wieder beendet. Der im oberen freien Fensterbereich angezeigte Hinweis verschwindet nach dem Beenden des Wartungsmodus.

Sie können während des Wartungsmodus nicht alle Funktionen des Systems nutzen. Sie erhalten teilweise mit dem folgenden Hinweisfenster die Aufforderung, zuerst den Wartungsmodus zu beenden, bevor Sie die Funktion ausführen können.

So zum Beispiel beim Beenden des Programms. Sie können das System aus dem Wartungsmodus heraus nicht beenden. Zuvor ist der Wartungsmodus zu beenden.

Versucht ein anderer Anwender währenddessen das Programm zu starten, erhält er die Nachricht, die er mit “JA“ quittieren sollte:

Sollte diese Meldung nicht zutreffen, wurde ein Eintrag in der Datei MIV4W.INI nicht ordnungsgemäß zurückgesetzt. Sie müssen dann an dieser Stelle mit “Nein“ antworten. Dabei wird der folgende Eintrag zurückgesetzt und das Programm kann wieder normal starten.

Es muss heißen: “ProgrammStop=0“.

Index und Reorganisation

Die Funktionen Index und Reorganisation dienen zur Systemwartung und zur Fehlerbehebung bzw. zur Bereinigung der Datenbestände. Nach dem Aufruf der Funktion, welche nur im Wartungsmodus gestartet werden kann, erscheint der nachfolgende Dialog.

Den Indexaufbau sollten Sie 1x wöchentlich durchführen. So können Sie fehlerhaften Datenbeständen aufgrund beschädigter Indexdateien vorbeugen.

Auswahl nach Funktionen

Im oberen Fensterbereich können Sie den Bereich einschränken, für welchen der Indexaufbau oder die Reorganisation durchgeführt wird.

Wenn Sie Beispielsweise den Eintrag Mitgliederstamm wählen, werden alle Tabellen mit Mitgliedsstammdaten neu organisiert und reidexiert. Der Fortschritt wird wie in dem Kapitel Start beschrieben angezeigt.

Datenbanken reorganisieren

Wenn Sie die Option „Datenbanken reorganisieren“ wählen, haben Sie die Möglichkeit alle gelöschten Datensätze endgültig und physikalisch aus den gewählten Tabellen zu entfernen. Mit den Funktionen zum Löschen von Datensätzen innerhalb des Systems werden die Datensätze nur mit einem Löschvermerk gekennzeichnet und stehen Ihnen im System nicht mehr zur Verfügung. Dennoch sind die Daten weiterhin in den Tabellen vorhanden und belegen weiterhin Platz. Mit dieser Funktion werden die Datenbanktabellen reorganisiert und die als gelöscht gekennzeichneten Datensätze werden restlos aus den Tabellen entfernt.

Unterhalb der Option wird der Fortschritt der Reorganisation der Datenbanken angezeigt. Anschließend werden die Indexdateien neu generiert und der Fortschritt wird wie in dem Kapitel Start beschrieben angezeigt.

Start

Mit der Schaltfläche „Start“ wird das Indexmodul gestartet und die Indexdateien für die gewählten Tabellen neu erstellt. Im oberen Bereich des Fensters Indexmodul wird der Dateiname, der momentan in Bearbeitung befindlichen Datei, angezeigt. Mit den beiden Fortschrittsbalken wird der Status der Erzeugung angezeigt. Der obere Balken zeigt den Fortschritt der aktuellen Indexdatei an. Der untere Fortschrittsbalken zeigt den Gesamtstatus über alle zu erzeugenden Indexdateien an.

Mit der Schaltfläche Abbrechen kann die Erzeugung der Indexdateien unterbrochen werden. Dies sollte allerdings nur in begründeten Ausnahmefällen abgebrochen werden und am besten zu einem späteren Zeitpunkt komplett wiederholt werden.

Passwortverwaltung

Innerhalb des MIV-Systems werden für die verschiedenen Funktionen unterschiedliche Passwörter benötigt. In dem nachfolgenden Fenster Passwortverwaltung können die Passwörter hierzu gesetzt und verändert werden.

Im oberen Bereich können Sie wählen, für welchen Bereich Sie das Passwort setzen oder verändern möchten.

Die Bedeutung der Funktionen innerhalb des MIV-Systems sind wie folgt definiert:

Anwendung

Das Passwort für die Anwendung selbst kann dazu benutzt werden, dass einzelne Mitarbeiter einer Organisation (Verein), die Anwendung überhaupt nicht aufrufen sollen. Hierzu muss im Modul Programm bei den Daten zum Verein die Option „Passwort beim Start von MIV4WIN“ markiert sein.

Geschäftsleitung

Das Passwort der Geschäftsleitung wird u.a. bei der Neuaufnahme und dem Ändern von Beiträgen und Gebühren, sowie dem Jahreswechselprogramm benötigt.

Buchhaltung

Das Kassiererpasswort wird u.a. beim Buchen und Stornieren von Bar- und Girozahlungen abgefragt.

Hinweise

Wenn das alte Passwort korrekt angegeben und das Neue eingetragen und korrekt bestätigt wurde, so wird nach dem Betätigen der Schaltfläche Speichern der nachfolgende Hinweis zur Änderung des Passwortes ausgegeben.

Haben Sie das alte Passwort nicht korrekt eingegeben, so erhalten Sie den folgenden Hinweis zum falschen Passwort.

Wenn das Neue und das bestätigte Passwort nicht übereinstimmen, so wird auch keine Änderung durchgeführt und das neue Passwort nicht gespeichert. Der nachfolgende Hinweis wird in diesem Fall angezeigt.

Jahreswechsel

Das Modul für den Jahreswechsel muss, wie sein Name uns bereits sagt, natürlich zum Jahreswechsel ausgeführt werden. Es hat die Aufgabe, für alle Mitglieder die neuen Kontostände, also Sollstellungen, zu berechnen und zu speichern. Der Jahreswechsel ist nur im Wartungsmodus möglich, damit sichergestellt ist, dass kein anderer noch Daten im System verändert während der Jahreswechsel durchgeführt wird.

Im Wechsel vom Jahr 2001 zu 2002 muss zuerst der 3. Karteireiter aktiviert und gestartet werden. Dieser passt die Datenbankstrukturen an die Euro Erfordernisse an und rechnet alle DM-Beträge auf den Euro um. Der Anbieter liefert Ihnen hier einen Satz neuer Datenbankstrukturen. Danach müssen gegebenenfalls noch neue Beitrags- und Prämienklassen auf Basis Euro eingegeben werden, damit die neuen Beiträge dann den ab 01.01.2002 geltenden Eurowert haben. Wollen Sie das nicht, gelten die alten Beitragsklassen weiter und werden dann lediglich in Euro ausgewiesen.

In jedem Fall ist dringend geraten, den Stand vor dem Jahreswechsel zu sichern oder gar alle Daten in einen Ordner zum Beispiel MIVW2001 zu kopieren. Auf diese Weise hat man auch die Daten des Vorjahres noch in den nächsten Monaten im direkten Zugriff.

Es stehen drei zusätzliche Optionen zur Verfügung:

A. Mahnstufeneinträge wie bei Mahnungen, Rechnungen beschrieben, können insgesamt gelöscht werden, sodass Sie damit quasi alle Mahnstufen des Vorjahres als erledigt ansehen.

B. Die Rechtschutzdaten eines Mitglieds zu löschen, wenn kein Rechtsschutz mehr besteht. Wird diese Option nicht gewählt, bleiben die abgeschlossenen Rechtschutzdaten der Mitglieder erhalten.

C. Als letzte Option zum Jahreswechsel haben Sie die Möglichkeit, ausgetretene Mitglieder aus Ihrem Datenbestand zu entfernen. Geben Sie in diesem Feld das Enddatum der Mitgliedschaft an, so werden alle Mitglieder, welche bis zu diesem Datum Ihre Mitgliedschaft beendet haben, aus der Datenbank entfernt. Die Mitgliedsdatensätze werden komplett gelöscht, aber auf die OLDIES- oder Debitoren-Datenbank geschrieben.

Die beiden Eingabefelder mit den Jahreszahlen sind bereits vorbelegt und sollten nicht geändert werden. Bevor Sie hier Veränderungen vornehmen, sollten Sie mit dem Entwickler des Systems Kontakt aufnehmen und Technische Unterstützung und Support anfordern. Wenn hier fehlerhafte Daten angegeben sind, erhalten Sie den nachfolgenden Hinweis:

Jahreswechsel Starten

Nachdem Sie Ihre Kriterien zum Jahreswechsel überarbeitet haben und die Schaltfläche Start betätigt haben, werden Sie zur Eingabe des Geschäftsführerpasswortes aufgefordert. Die Durchführung des Jahreswechsels ist nur mit diesem Passwort möglich.

Nach der Eingabe des Passwortes wird der Jahreswechsel gestartet. Hierzu wird im unteren linken Bereich des Dialogs ein Fortschrittsbalken gezeigt, an dem Sie den Status des Jahreswechsels ablesen können. Zusätzlich wird darunter noch die Anzahl der umgesetzten Datensätze zur Information angegeben.

Nach Abschluss des Jahreswechsels erhalten Sie das nachfolgende Hinweisfenster. Sie sollten dann im Modul Daten zum Verein die Mitglieder zählen, damit die auf dem Fenster Vereinsdaten angezeigte Mitgliederstatistik aktuell ist. Durch das Bereinigen ausgetretener Mitglieder haben sich diese Zahlen evtl. verändert.

Werden während des Jahreswechsels Fehler angezeigt, z.B. dass eine Beitragsklasse fehlt, so ist der Lauf am Besten zu unterbrechen, die fehlende Beitragsklasse nachzutragen oder den betreffenden Mitgliedssatz zu löschen. Danach können Sie das Jahreswechselprogramm wieder starten. Es macht dort weiter, wo es aufgehört hat. Gibt es größere Probleme, spielen Sie bitte die Datensicherung vom letzten Stand zurück.

Jahreswechsel – Drucken

Vor dem Jahreswechsel haben Sie die Möglichkeit verschiedene Listen auszudrucken, um diese bei Bedarf zur Bearbeitung heranzuziehen oder auch nur zur Archivierung abzulegen.

Die Listen können auch ohne Wartungsmodus erzeugt werden.

Es steht eine Oldieliste mit den ausgetretenen Mitgliedern und eine Debitorenliste mit offenen Beiträgen von den ausgetretenen Mitgliedern zur Verfügung. Die Ausdrucke können nach der Mitgliedsnummer oder dem Namen des Mitglieds sortiert werden. Das Druckdatum und der Drucker können frei gewählt werden.

Mit der Option Debitorenliste werden die Daten der gewählten Liste in eine Datei exportiert. Die Option Probeausdruck/Ansicht startet die Liste im Report-Writer zur Ansicht und kann von dort auf den Drucker gesendet werden.

Oldieliste ab Jahrgang

In der Oldieliste sind alle ausgetretenen Mitglieder aufgeführt. Sie können vor dem Start der Oldieliste den Jahrgang angeben, ab welchem die ausgetretenen Mitglieder aufgeführt werden.

Gelistet wird die Mitgliedsnummer, das Kündigungsdatum der Mitgliedschaft, der Name und die Anschrift, sowie das evtl. Eintritts- und Austrittsdatum der Rechtsschutzversicherung.

Debitorenliste

In der Debitorenliste sind alle ausgetretenen Mitglieder aufgeführt, welche dem Verein noch Geld schulden oder zu viel gezahlt haben. Die Liste kann dann zur weiteren Bearbeitung verwendet werden.

Gelistet wird die Mitgliedsnummer, das Kündigungsdatum der Mitgliedschaft, der Name und die Anschrift, sowie die Rückstände.

Liste exportieren

Haben Sie die Option Liste exportieren gewählt und mittels der Schaltfläche Drucken die Ausgabe in die Exportliste angestoßen, so erscheint der nachfolgende Dialog zur Zielauswahl.

Wenn Sie im Dialog auf „OK“ drücken bestätigen, dass Sie in der angegebenen Pfad eine Datei anlegen wollen. Die Format der Datei können sie bestimmen, wenn sie die entsprechenden Endung angeben z.B. „.pdf“ für eine PDF-Datei oder „.csv“ für eine Microsoft Excel-Datei.

Es wird ein neues Fenster geöffnet. Dort sehen Sie die typischen Einstellung für das Drucken. Sie können, wenn sie die Option „Liste exportieren“ entschieden haben, ignorieren.

Mit der Schaltfläche OK wird die gewünschte Datei erzeugt.

Ersetzen von Daten

Mit dieser Funktion können Sie ein Datum aus dem gesamten Datenbestand für alle Mitglieder oder einer Gruppe von Mitgliedern mit einem Durchlauf durch den Datenbestand ersetzen. Die Liste der möglichen Daten ist in der unten zu sehenden Listbox ersichtlich. Um diese Funktion ausführen zu können, müssen Sie zuerst in den Wartungsmodus schalten.

Sie wählen zuerst das Datenbankfeld aus, das Sie modifizieren wollen und formulieren dann dazu die Selektion. Wollen Sie z.B. alle Felder zurücksetzen (auf leer), deren Mitglieder das Merkmal “uv“ für unbekannt verzogen hat, so schreiben Sie unter dem Karteireiter Selektion

In das Feld “Neuer Wert“ geben Sie 4 Leerschritte ein und starten dann den Lauf zum Ersetzen der Daten mit der Schaltfläche “Ersetzen“. Es wird dann zur Sicherheit noch gefragt :

Danach werden alle Mitgliedsdaten, die dem Selektionskriterium entsprechen geändert. Sind Sie sich nicht ganz sicher, kopieren Sie bitte die Daten erst in einen anderen Ordner und führen dann den Lauf zum Ersetzen der Daten durch.