Service-, Warenrechnungen

Mit dem Modul Service-, Warenrechnungen können in MivWin komplette Ausgangsrechnungen mit Mehrwertsteuer erzeugt und verwaltet werden. Diese Rechnungen haben ein eigenes Buchungsjournal und werden auch separat gemahnt. Alle Einnahmen daraus werden zusammen mit den anderen Einnahmen aus Beiträgen und Gebühren in den Auswertungen zum Tages-, Monatssaldo und den täglichen Buchungslisten gezeigt. Sie können diesen Baustein über das Menü Zahlungsverkehr aufrufen:

Zur Ausübung dieser Funktion müssen Sie die Berechtigung für Ausgangsrechnungen durch ein Kreuz hierfür in die Tabelle der Berechtigungen eintragen, siehe Daten zum Verein Berechtigung zur Datenpflege.

Karteireiter Schreiben

Zur Durchführung stehen die nachfolgenden 4 Karteireiter zur Verfügung. Dabei wird im ersten Karteireiter “Schreiben“ der Umfang der Rechnung in zwei Schritten festgelegt. Die Rechnung besteht aus dem Rechnungskopf mit den Grunddaten der Anschrift und dem Anschreiben, sowie der Festlegung, ob es sich um eine Service- oder Warenrechnung handelt. Der zweite Teil der Rechnung besteht aus den Einzelposten, die über eine vorher zu definierende Postentabelle zugeordnet werden (Button “Hinzufügen“).

Um einen Rechnungskopf zu erzeugen, rufen Sie zuerst das Mitglied auf, dann diesen Dialog, der sich Ihnen zunächst leer zeigt. Danach mit der rechten Maustaste das Kontextmenü, wo Sie dann mit “Neu“ eine neue Rechnung beginnen. Sie können den Namen des Rechnungsempfängers direkt in das Feld bei “Suchen“ eingeben. Ist dieser Name Mitglied im Verein, wird seine Anschrift sofort zur Rechnungsanschrift und kann von Ihnen gegebenenfalls modifiziert werden. Die Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben, wobei die Warenrechnungen mit “A“ und die Servicerechnungen mit “S“ beginnen.

Sie können den Rechnungsempfänger (Kunden) auch über eine Übersichtstabelle zuordnen.

Mit einem Klick auf den Tabellenknopf vor “Suchen“ erhalten Sie eine Übersicht der Mitglieder, die auf dem gewünschten Kandidaten für eine Rechnung bereits positioniert ist. Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile (Kunden) erhalten Sie die oben stehenden Einträge hinsichtlich Rechnungsanschrift, usw.

Forderungskonten

Sie können die einzelnen Rechnungen verschiedenen Konten zuordnen. Hier sind diese Konten über eine Tabelle mit einer laufenden Nummer (01,02,…) und dem Namen des Sachbearbeiters definiert:

Der Bezug auf den Sachbearbeiter im Textbaustein ist “#SB“.

Die Tabelle ist mit den üblichen Mitteln zu pflegen, siehe im Detail Allgemeine Vereinstabelle A.

Posten

Posten umfassen i.W. die Beschreibung von Artikeln, Büchern und Verträgen, die verkauft werden, aber auch von Serviceleistungen. Bei letzteren werden in der Regel keine Beträge zugeordnet, da die endgültige Leistung immer individuell ermittelt wird. Allen Posten können Mehrwertsteuerbeträge zugeordnet werden. Mit der Schaltfläche “Posten“ gelangen Sie in die Übersicht aller definierten Posten für diese Funktion.

Sie können wie gewohnt den Posten über diese Übersicht mit einem Doppelklick zuordnen oder aber die Zahlenfolge der Spalte Kennung direkt eingeben. Mit dem Kontextmenu (rechte Maustaste) erhalten Sie die Standard-Pflegefunktionen für einen einzelnen Posten.

Der gültige Mehrwertsteuersatz wird oben rechts eingetragen. Der Mwst-Schlüssel ist zur Zeit immer “N“ (normal). Der Basiswert ist also der Preis, den ein Artikel ohne Mehrwertsteuer auf Basis Euro kostet (Null Euro sind erlaubt).

Nach Zuordnung des Posten sind noch die Stückzahlen einzugeben und gegebenenfalls ist der Einzelpreis zu ändern. Mit der Schaltfläche “Hinzufügen“ wird der Posten in das untere Fenster übernommen und die Rechnungssumme errechnet.

Auf diese Weise werden alle Einzelposten einer Rechnung erfasst. Löschen einer Postenzeile erfordert die Markierung der Zeile und dann ein Klick auf die Schaltfläche “Löschen“. Ändern können Sie, indem Sie mit einem Doppelklick die Werte wieder in die Eingabe holen (s. Zeile “Posten“), dort ändern und erneut die Schaltfläche “Hinzufügen“ anklicken.

Rechnungstexte

Für das Schreiben einer Rechnung sind in diesem Dialog 3 Textbereiche definiert, die Sie allesamt selbst gestalten können. Der erste Textbereich umfasst die Anrede innerhalb der Rechnung. Hier müssen Sie mit Hilfe der Textbausteine einen solchen speichern, der das Kürzel “AN1“ hat.

Nach dieser Ausgabe erfolgt in der Rechnung dann die Liste der einzelnen Posten mit einer Rechnungssumme.

Der 2. Textbereich ist der Bereich nach der Rechnungssumme. Hier ist über die Eingabe eines Textbausteinschlüssels ein weiterer Textblock als sogenannter Abschlusstext möglich.

Ein Beispiel hierfür könnte im Falle einer Servicerechnung so aussehen:

Die “#SB“ wird dann durch den Text des Forderungskontos ersetzt. Der dritte Text ist ein Fußbereich, in dem Werbung oder andere Mitteilungen stehen können. Er ist in dem hier gezeigten Beispiel mit einem Textbaustein “FU1“ gespeichert. Dieser Text wird in kleiner Proportionalschrift (Arial) in den Fußbereich der Rechnung geschrieben.

Karteireiter Übersicht

Mit der Übersicht Rechnungen können Sie bereits geschriebene Rechnungen heraussuchen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen nach Mitglieds-Nr. oder Rechnungsnummern zu suchen.

Ein Doppelklick auf die gewünschte Rechnung zeigt Ihnen die Einzelheiten, wie oben beschrieben.

Karteireiter Drucken

Hier stehen Ihnen zwei Druckausgaben zur Verfügung, einmal können Sie die Rechnung selbst drucken oder aber auch eine Mahnung ausgeben.

Nach Eingabe einer neuen Rechnung können Sie sofort auf diesen 3. Karteireiter wechseln und lösen den Rechnungsdruck aus, indem Sie auf die Schaltfläche “Rechnung“ klicken. Es werden die in der Eingabe stehenden Kopien gedruckt. Beispiel einer Warenrechnung:

Bitte klicken Sie auf das oben links stehende Druckersymbol, um die Rechnung zu drucken.

Mahnung für Service- und Warenrechnungen

Der zweite Bereich dient der Ausgabe von Mahnungen. Dabei geben Sie ein Rechnungsdatum ein, bis zu dem alle gemahnt werden sollen, die noch nicht bezahlt haben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Mahnung“, um alle Mahnungen von den Rechnungen mit offenen Posten zu erzeugen. Über die Kennung Textbaustein können Sie Ihren individuellen Mahnbrief erstellen.

Karteireiter Bar, Giro für Ausgangsrechnungen

Analog zum Buchen der Mitgliedsbeiträge dient hier der 4. Karteireiter dem Buchen von Eingängen, die aus dem Stellen einer Service- oder Warenrechnung herrühren. Sie haben auch hier eine Kontoübersicht, der Rechnungen und der daraus resultierenden Einnahmen.

Mit Klick auf die Schaltfläche “Buchen“ buchen Sie den in der Zeile Betrag eingegebenen Wert. Mit der Eingabe von negativen Werten werden Beträge storniert.

Die Kontoübersicht hat hier eine zusätzliche Funktion. Sie können in der Übersicht nachträglich das Buchungsdatum, den Buchungstext und den Zahlweg ändern. Mit der rechten Maustaste erhalten Sie ein Kontextmenü zum Ändern. Vom Buchungsdatum springen Sie mit der Tab-Taste direkt in die zu ändernden Spalten.

Haben Sie eine Spalte geändert und mit der Tab-Taste verlassen, wird der geänderte Wert sofort gespeichert. Den Änderungsmodus schalten Sie ab, indem Sie über das Kontextmenu “Speichern“ oder “Abbrechen“ wählen.