Einführung

Vorwort

Diese aus der Praxis entstandene Mitgliederverwaltung für Vereine soll ihnen das Verwalten der Mitgliederdaten mit einer großen Anzahl von Eigenschaften und Attributen erleichtern. Die Verwaltung der Mitgliedskonten stellt ebenso kein Problem dar, wie die Abwicklung von den verschiedensten Versandaktionen. Auch die Verwaltung von Terminen ist mit einem Zusatzmodul zur Verwaltung vieler weiterer anfallender planungsintensiver Tätigkeiten möglich. Das vorliegende Programm ist ab der Version 4.1 für alle Zahlungen auf Basis Euro tauglich, die Mark (DM) wird nicht mehr unterstützt.

Sicherlich wäre es großartig, wenn jedes Softwarepaket so intuitiv und selbsterklärend wäre, dass jeder Anwender ohne Schulung oder Zuhilfenahme des Handbuchs in der Lage wäre, es zu bedienen. Leider gehören nur sehr wenige Softwarepakete zu dieser Kategorie.

Natürlich haben wir beim Design von MivWin, der Mitgliederverwaltung für Vereine unter Windows einen großen Teil unserer Arbeit darauf verwendet, diesem Ziel möglichst nahe zu kommen. Immer dann, wenn dies nicht erreicht wurde, soll die vorliegende Hilfe diese Lücke schließen.

Aber tatsächlich steht und fällt die Akzeptanz eines Programms damit, ob der Anwender in der Lage ist, es wirklich effizient einzusetzen – und zu lernen – wie das Produkt effizient eingesetzt wird.

Diese Anleitung soll daher die Funktion erfüllen, die hoffentlich kleine Lücke an Informationsbedarf zu MivWin für Windows zu schließen. Allerdings auch nicht so knapp gehalten sein, dass Fragen unbeantwortet bleiben.

Allgemeine Informationen

Unsere Mitgliederverwaltung für Vereine unterstützt die wichtigsten Funktionen einer Verwaltung von Mitgliedsdaten für Vereine. Sie orientiert sich hauptsächlich an den Bedürfnissen von Mieter- und Haus und Grund Vereinen und wird hier unter dem Produktnamen MivWin geführt (Mitgliederverwaltung für Vereine unter Windows). Die Anwendung wird ständig weiterentwickelt und repräsentiert somit die gesammelten Anforderungen des jeweiligen Kundenstammes. Die Steuerung des Programms wird mit der Maus (linke und rechte Maustaste) ermöglicht, wobei weitestgehend auch die Steuerung über Tastatur implementiert wurde.

Unsere Mitgliederverwaltung ist auf allen gängigen Betriebssystemen von Microsoft und in verschiedenen Netzwerken einsetzbar (z.B.: Microsoft, Novell, Terminaldienste, ADS-Server). Sie arbeitet in Netzwerken mit dem ADS-Server von Extended Systems zusammen, was ihr zusätzlich ein hohes Maß an Datensicherheit verleiht. Sie können MivWin auch über eine ISDN-Datenleitung von einer entfernten Geschäftsstelle betreiben, sodass alle im Verein immer dieselbe Datenaktualität vorfinden.

Für die Basisinstallation auf einer Festplatte benötigt das Programmsystem ca. 30 MByte, hinzu kommen dann mittelfristig ein Bedarf von etwa 2 MByte pro Tausend Mitglieder.

In einem Netzwerk wird der angemeldete Benutzername zur Prüfung der Änderungsberechtigung herangezogen. Die Namen der Berechtigten werden unter Daten zum Verein, Festlegungen gepflegt.

Eine eigenständige Datensicherung ist nicht Bestandteil dieser Mitgliederverwaltung.

Ebenso kann MivWin mehrere Vereine unter einem Dach verwalten, ist also mandantenfähig. MivWin kalkuliert den Mitgliedsbeitrag über sogenannte Beitragsklassen in €/Jahr – desgleichen die Prämie für eine mögliche Rechtsschutzversicherung. Dabei wird ein Mitgliedsbeitrag (und auch Prämie) immer auf das Kalenderjahr normiert. Alle Listen und Reports werden mit einem Reportgenerator automatisch bei deren Anforderung erzeugt und grundsätzlich erst einmal am Bildschirm angezeigt, bevor sie ausgedruckt werden können. Dabei kann der Benutzer auf die auf seinem System installierten Drucker zugreifen oder die Liste direkt an ein Faxgerät senden.

Als Zusatzprogramm wird WINDUMP.EXE mit ausgeliefert, das nach seinem Start eine Hardcopy des Bildschirms über die Drucktaste ermöglicht.

Wie dieses Handbuch aufgebaut ist

Diese Anleitung ist in die folgenden Themenbereiche unterteilt:

Inhalt des Kapitels „Einführung“ ist das Vorwort und der Abschnitt mit Allgemeine Informationen. Diesem Abschnitt mit dem Aufbau des Handbuchs und einem Kapitel mit den Daten zu Technische Unterstützung und Support.

Das Kapitel „Installation“ beschreibt die Anforderungen für den Betrieb von MivWin, sowie den Aufruf der Anwendung.

Das Kapitel „Steuerung mit Tastatur und Maus“ bringt Ihnen den Aufbau des Systems schnell näher und hilft dabei, über HotKeys und Mausfunktionen die Arbeitsweise zu beschleunigen.

In dem Kapitel „Mitgliederverwaltung“ erfahren Sie alles zum Mitgliederstamm, sowie den weiteren Modulen wie der zweiten Person, den Kontodaten Lastschrift, dem Rechtsschutz, dem Aktenregister Rechtsberatung, den Hinweisen, den Vermietern, den Mietobjekten und den Mahnbescheiden.

Die „Daten zum Verein“ werden in dem gleichnamigen Kapitel mit allen Möglichkeiten an Systemeinstellungen beschrieben.

Im Kapitel „Zahlungsverkehr“ werden die 3 Module Lastschriften, Mahnungen/ Rechnungen und Service-/Warenrechnungen behandelt. Unter dem Kapitel „Dienste“ erfahren Sie die Details zum Wartungsmodus, den Indices und deren Reorganisation, der Passwortverwaltung, dem Jahreswechsel, dem Export von Bewegungsdaten und der Möglichkeit Daten für alle Mitglieder zu ändern.

Das Kapitel „Auswertungen und Drucken“ beschreibt alle Ausgabemöglichkeiten, wie das Drucken von Ausweisen, dem Journal, von Briefen, aber auch Mitgliederlisten und Statistikauswertungen. Zusätzlich ist hier noch die generelle Funktion der Selektionen erläutert.

Im Kapitel „Weitere Funktionen und Dialoge“ sind allgemeine Modulfunktionen und Zusätze beschrieben. Auch die Möglichkeit, das Handbuch als Ausdruck auszugeben, ist dort beschrieben.

Ein eigenes kleines Kapitel wurde dem Postversand gewidmet. Hier werden die Möglichkeiten zur Aussendung von Zeitungen und dem Erstellen von Etiketten für den Massenversand besprochen.

Zum Abschluss sind in dem Kapitel Fehler und Maßnahmen einige Tipps und Informationen zum Umgang mit Fehlern aufgeführt. Am Ende des Handbuchs befindet sich noch ein kurzes Glossar mit den wichtigsten MivWin-Begriffen.