MIV Handbuch Postversand Seite 2 ( Mitgliederlisten )

Wenn Sie diese Option wählen, werden zu den Mitgliedsdaten (Aufnahme, Geburtsdatum, Anschrift) in der Liste die offenen Posten mit der Gesamtsumme ausgedruckt. Sind keine offenen Beiträge vorhanden, wird nur das Mitglied ausgegeben.

Falls Sie zu dem Mitglied die Kontodaten des Lastschriftverfahrens auf der Liste ausgeben möchten, so können Sie durch diese Option die gewünschten Daten auf dem Ausdruck hinzufügen.

Mit dieser Option wird geprüft, ob der Mitgliedsdatensatz für die Ausgabe auf der Mitgliederliste noch herangezogen wird. Falls seine Mitgliedschaft zum Tag der Erstellung dieser Liste bereits beendet ist, wird er auf der Liste nicht mehr aufgeführt. Ohne diese Option werden alle im System vorhandenen Mitgliedsdatensätze ausgegeben.

Wenn Sie auch die Adresse der 2.Person des Mitgliedsdatensatzes auf der EMA-Liste ausgeben möchten, ist diese Option zu wählen.

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, die anfallenden Gebühren für die Anfrage beim Einwohnermeldeamt mit dem Ausdruck der Liste den Mitgliedern direkt zu verbuchen. Wenn Sie dies möchten, sollten Sie die Liste zuerst mit den gewünschten Datensätzen zusammenstellen und am Bildschirm ausgeben. Wenn Sie dann die Sicherheit haben, die gewünschten Datensätze selektiert zu haben, wählen Sie diese Option und geben die weiteren Einstellungen an. Mit der Ausgabe der Liste werden den Mitgliedern dann die EMA-Gebühren gebucht.

In dieses Feld können Sie den Gebührenschlüssel eintragen oder über das Auswahlfeld aus der Gebührentabelle den gewünschten Eintrag auswählen. Es sind nur die Gebührenziffern, welche mit „1“ oder „2“ beginnen, zulässig. Anhand der eingetragenen Gebührenziffer wird das dritte Feld mit der EMA-Gebühr gefüllt und mit einem entsprechenden Text versehen.

Ebenso verhält es sich mit dem Gebührengrund. Auch hier können Sie den bekannten Schlüssel eintragen oder mit der Auswahlschaltfläche hinter dem Eingabefeld aus der Übersichtsliste Gebührentexte den gewünschten Eintrag auswählen. Der eingetragene Buchungstext ändert sich je nach der verwendeten Eintragung für den Gebührengrund automatisch.

Falls Sie über die Gebührenziffer hinaus den Betrag selbst festlegen möchten, so können Sie natürlich den vorbelegten Betrag hier direkt ändern und definieren.

Für das Buchen beim Mitglied wird noch das Buchungsdatum benötigt. Beim Aufruf des Dialogs ist dieses Feld immer mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Sie können dieses natürlich frei ändern.

Durch die Angabe dieses Datums, werden nur Mitgliedsdatensätze mit gültiger Rechtsschutzversicherung bis zu diesem Eintrittsdatum in die RSV herangezogen.

Ebenso die Option des Stichtags für das Ende der Rechtsschutzversicherung. Es werden nur Mitgliedsdatensätze herangezogen, welche bis zu diesem Stichtag die RSV beendet haben. Wollen Sie also die Meldung per 3. Quartal 2001 abgrenzen, ist folgende Eingabe zu machen:

Bei der Standardausgabe werden die Mitgliedsdaten mit Eintritts- und Austrittsdatum ausgegeben.

Wenn Sie die offenen Prämien der Mitglieder mit auf der Liste ausgeben möchten, wird durch diese Option die gewählte Währung des Mitglieds und der offene Prämienbetrag gelistet.

Mit dieser Option können Sie die gewünschten Daten zur Weiterverarbeitung in einer Datei ausgeben. Hierzu müssen die nachfolgenden Optionen korrekt gefüllt sein.

Die Angabe der Vereinsnummer wird zur Ausgabe in Datei benötigt. Die Vereinsnummer ist in den Einstellungen des Vereins bereits eingetragen und wird hier vorbelegt.

Die Laufwerkkennung zur Speicherung der Datei ist mit dem Diskettenlaufwerk vorbelegt. Bei großen Mitgliedsstämmen werden mehrere Disketten angefordert.

Das Sortierkriterium für die Ausgabe der Listen, welches die Reihenfolge der herangezogenen Mitgliedsdatensätze festlegt. Sie sollten vor der Festlegung der Sortierung über die weitere Verarbeitung der Formulare nachdenken und gemäß Ihren Anforderungen die passende Sortierung auswählen. Somit ist häufig eine einfachere Abwicklung möglich. Bei dieser Option werden die Ausgaben nach der Mitgliedsnummer sortiert.

Diese Option sortiert die Ausgabe nach dem Nachnamen und bei gleichen Nachnamen wird der Vorname zur weiteren
Sortierung verwendet.

Die Sortierung nach der Straße ist mit dieser Option möglich.

Die Ausgabe nach der Postleitzahl ist eine häufig verwendete Option, da mit dieser Sortierung der Postversand optimiert werden kann und damit Porto gespart wird. Sie kann hier auf den Listen zur Kontrolle und Koordination erfolgen.

Das für den Druck einzusetzende Druckdatum können Sie hier angeben. Das Feld ist vorbelegt mit dem aktuellen Tagesdatum und kann bei Bedarf überschrieben werden.

In dieser Auswahlliste müssen Sie den gewünschten Drucker einstellen. Sie erhalten mit dem Aufklappen der Liste alle auf Ihrem PC-System installierten Drucker.

Zusätzlich zur Ausgabe als Ausdruck haben Sie auch die Möglichkeit die Daten als Liste zu exportieren. Hierzu wurde bereits beim Jahreswechsel – Drucken die Funktion Liste exportieren vorgestellt.

Mit dieser vorbelegten zweiten Option wird der gewünschte Ausdruck für den eingestellten Drucker erzeugt und am Bildschirm angezeigt. Dort kann eine abschließende Kontrolle erfolgen und daraufhin die Ausgabe an den Drucker mit dem Druckersymbol gestartet werden.