Karteireiter Übersicht
Der zweite Bereich des Dialoges Mitgliedsstamm beinhaltet den Karteireiter ”Übersicht”. In diesem Fensterteil ist eine Übersichtsliste enthalten, welche für jeden Mitgliedsstammsatz eine Zeile enthält. Die Details zum Mitglied erhalten Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile der Übersicht (hier zum Beispiel N47138).Sie können auch die Zeile anklicken und dann den Karteireiter zum Mitglied links von der Übersicht anklicken.
Die Sortierung der Liste entspricht dem Suchkriterium aus dem Kopfbereich des Dialogfensters. Diese Funktionen sind im Kapitel Suchen beschreiben. Die Sortierung der Liste können Sie direkt ändern, indem Sie in der Kopfspalte, die mit einem Stern gekennzeichnet ist einen Doppelklick machen. Dann wird der Text der Kopfspalte weiß, was bedeutet, dass das die führende Sortierung ist.
Die Übersichtsliste besitzt wie alle Variable Listen, die Möglichkeit zur Gestaltung der Spalten. Die Funktionen Reihenfolge der Spalten tauschen und Spaltenbreite verändern stellen für die Variablen Listen kein Problem dar.
Mit dem Rollbalken am unteren Rand der Übersichtsliste können Sie auch zu weiteren Feldern rechts vom Rand horizontal rollen.
Karteireiter Notizen
Im dritten Bereich ”Notizen” des Datenfensters Mitgliedsstamm sind freie Texte und Dateianlagen vorhanden. Hier können alle weiteren Informationen und Daten zu einem Mitglied verwaltet und organisiert werden. Sie können Texte als Notiz eingeben, wenn die unten stehende Eingabefläche weiß geschaltet ist. Das erreicht man, indem z.B. neben dem Mitglied die rechte Maustaste gedrückt wird und dann mit der linken Maustaste auf ‘Ändern’ geklickt wird. Auch Texte aus der Windows Zwischenablage sind einfügbar, wenn man in dem dann weißen Eingabefeld die rechte Maustaste drücken und darauf mit der linken Maustaste ‘Einfügen’ anklickt. Das Speichern der Texte erfolgt durch Aufruf des Kontextmenüs (rechte Maustaste). Dabei müssen Sie außerhalb des weißen Eingabebereiches klicken.
Falls Sie über die Schaltfläche Anlagen, Dateien zu diesem Mitglied verknüpft haben oder im Textbereich Daten eingegeben und gespeichert haben, so verändert der Karteireiter Notizen seine Darstellung. Die Schriftfarbe des Karteireiters Notizen wird Blau, um Ihnen anzuzeigen, dass in diesem Bereich Bemerkungen und Notizen zu Ihrem Mitglied vorhanden sind.
Die Funktionen zu den beiden Möglichkeiten Anlagen und Textfenster sind in den folgenden Abschnitten erklärt:
Das Textfenster
Innerhalb des Textfensters können Sie alle in Windows verfügbaren Zeichen eingeben. Sie können dort auf einfache Art Ihre Eingaben formatieren und damit strukturieren. Allerdings wurde bewusst darauf verzichtet, hier eine Textverarbeitung nachzuempfinden, denn das Notizfenster, ist wie der Name schon sagt, für Notizen gedacht und nicht für komplette Dokumente. Diese können ab der hier vorliegenden Version der Mitgliederverwaltung für Vereine als Miv Archiv verknüpft werden.
Links oberhalb des Eingabebereichs wird der Name des Mitglieds zur Anzeige wiederholt und in der gleichen Zeile rechts für den Freitext die aktuelle Schreibposition im Text in Zeilen und Spalten angegeben.
Tabulatorleiste
Um Ihre Notiztexte besser formatieren zu können, ist die hier beschriebene Tabulatorleiste vorhanden. Die gesetzten Tabulatoren werden durch die dunkelgrauen, senkrechten Striche dargestellt.
Beim Anlegen einer neuen Notiz sind keine Tabulatoren vorhanden, können aber für jede Notiz individuell gesetzt werden. Dies geschieht, indem Sie auf dem senkrechten, schwarzen Strich am rechten Ende der Tabulatorleiste klicken und bei gedrückter Maustaste den Tabulator auf die gewünschte Position ziehen.
Wenn Sie einen Tabulator wieder löschen möchten, so gehen Sie in umgekehrter Reihenfolge vor. Soll ein Tabulator nur verändert werden, so können Sie diesen durch Verschieben neu positionieren.
Miv Archiv
Mittels der Schaltfläche Miv Archiv können Sie eine kleine Übersichtstabelle aufrufen, in der Sie die Verweise auf externe Miv Archive pflegen können.
Die eingetragenen Dateien werden nicht innerhalb des MIVWIN-Systems gespeichert, sondern lediglich eine Referenz auf die bereits vorhandene Datei gebildet.
Sie können somit die elektr. Ablage Ihrer Dokumente direkt den Mitgliedsstammsätzen zuordnen. Sie können hier jeden beliebigen Dateityp einpflegen. Mittels des Kontextmenüs, über die rechte Maustaste, erhalten Sie folgende Menüauswahl.
Die Funktion ändern, zum Bearbeiten einer Referenz auf ein externes Dokument wird hier nicht unterstützt. Falls Sie eine andere Datei als Miv Archiv eintragen möchten, löschen Sie den Eintrag und fügen einen weiteren hinzu.
Neu hinzufügen eines Miv Archivs
Haben Sie über das Kontextmenü die Funktion Neu aufgerufen, so erscheint der Dateiwahl-Dialog aus Ihrem Windows-System. Dieser kann sich je nach verwendeter Windows Version etwas unterschiedlich darstellen.
Wählen Sie hier das gewünschte Laufwerk, Verzeichnis sowie die Datei aus und betätigen die Schaltfläche Öffnen. Für die gewählte Datei wird in der Miv Archiv Datenbank ein Eintrag für das aktuelle Mitglied erzeugt. Wird die gesuchte Datei nicht im Fenster angezeigt, so handelt es sich sicherlich um keine Winword Datei. Sie müssen in diesem Fall den Dateityp, den Filter für das Fenster, anpassen.
Sie können zwischen diesen Dateitypen wählen. Die Einstellung ”Alle Dateien” zeigt Ihnen alle Dateitypen an.
Ein Eintrag incl. aller Pfadangaben kann bis zu 120 Zeichen lang sein.
Löschen eines Miv Archivs
Möchten Sie einen Verweis auf eine externe Datei aus der Liste der Miv Archive entfernen, so markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Liste und wählen über das Kontextmenü die Funktion Löschen. Der nachfolgende Abfragedialog erscheint zur Bestätigung des Löschvorgangs.
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche ”Ja”, so wird der Eintrag aus der Liste der Miv Archive entfernt. Möchten Sie den Löschvorgang abbrechen, so betätigen Sie die Schaltfläche ”Nein”.
Aufrufen einer Miv Archivs
Möchten Sie den Inhalt einer Archivdatei einsehen, so benötigen Sie auf Ihrem PC die Anwendung, mit welcher die Datei erstellt wurde. Konkret bedeutet dies, dass für die Anzeige einer Winworddatei (*.doc) auch Winword auf Ihrem System vorhanden sein muss.
Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eintrag in der Archivliste wird die passende Anwendung zur Datei gestartet und die gewählte Datei darin geöffnet.
Im Falle unserer Winworddatei wird also Winword gestartet und das Dokument darin geöffnet und angezeigt.
TC-Termine
Haben Sie die Verwaltung Ihrer Termine über das Programm TimeControl (TC) im Einsatz, (siehe auch Direkter Eintrag neuer Termine in TimeControl), so erlaubt Ihnen hier die Schaltfläche “TC-Termine“ auf einen Blick sämtliche Termine des Mitgliedes zu sehen, das dieses im Verein für die Inanspruchnahme der Rechtsberatung gehabt hat. Für Nicht-TCAnwender ist die Schaltfläche grau geschaltet.
Sind Termine im TC vorhanden, erhalten Sie das folgende Fenster, indem Sie auf die Schaltfläche TC-Termine klicken:
Karteireiter Bar, Giro
Der vierte Bereich ”Bar, Giro” des Datenfensters Mitgliedsstamm enthält die Daten zu den Zahlungen eines Mitglieds. Hier sind die manuellen Zahlungseingänge zu buchen. Über die rechte Maustaste rufen Sie das Kontextmenü auf, über welches Sie die ”Buchen (Storno)” – Funktion durchführen können. Das Buchungsmenu erhalten Sie immer, wenn die Maus die Form eines Pfeils hat. Alternativ können Sie hier auch die Taste F11 verwenden. Buchungen sind nur mit Kenntnis des Kassierer Passwortes möglich.
Im oberen Bereich wird die Kontoübersicht, die Zahlungsart sowie weitere Einzeldaten zum Mitglied angezeigt. Im unteren Bereich ist eine tabellarische Auflistung der Buchungsarten mit den offenen Posten zu sehen. Dabei stellt hier eine negative Zahl die Forderung des Vereins an das Mitglied dar.
Die benötigten Eingabefelder werden in der tabellarischen Auflistung für die Eingabe der Werte und Daten freigegeben. Dabei kann der Benutzer die gezahlten Beträge in die entsprechenden Buchungszeilen eingeben. Die letzten 4 Buchungszeilen werden nur dann freigeschaltet, wenn das Mitglied Rechtsschutz versichert ist. Ein Buchungstext wird vor belegt, wenn der offene Posten ungleich Null ist. Die Zahlungsart stellt dabei das Konto dar, auf das gebucht werden soll. Dabei steht ‘B’ für Barzahler, ‘G’ für Giroüberweisungen, ‘L’ für Lastschriften und ‘K’ für Korrekturen von Gebühren. Buchungsart ‘L’ wird hier nur nötig, wenn eine Rücklastgebühr manuell gebucht wird, ansonsten wird ‘L’ bei den Lastschriften (oder Rücklastschriften) vom Programm gesetzt. Weitere Zahlungsarten (oder auch Konten) können Sie über den Tabellknopf bei der Zahlungsart eingeben.
Es sind bis zu 14 verschiedene Konten oder Zahlungsarten möglich.
Sollen falsch gebuchte Beträge zurückgenommen werden, geschieht dies durch das Eintragen einer negativen Zahl in der Buchungsspalte ‘Betrag’. Dabei muss zuerst die Zahl eingegeben werden und dann das Minuszeichen. Eine Stornobuchung erhöht also wieder die Sollstellung (den offenen Posten).
Bei falsch ins Soll gestellten Gebühren ist die Gegenmaßnahme die Korrekturbuchung (Zahlweg) “K“. Mit diesem Zahlweg werden diese Art von Fehlbuchungen gesammelt und bei den Auswertungen vom Journal gesondert gezeigt, ansonsten würde das “Ausbuchen“ eine Einnahme bedeuten, die Sie ja nicht gehabt haben. Eine Stornobuchung würde die ins Soll gestellte Gebühr noch vergrößern.
Alle Buchungen eines Tages, Monates, Jahres können mit verschiedensten Auswertungen unter dem Menüpunkt Auswertungen Journal (F10-Taste) abgerufen werden.
Das Buchungsdatum ist standardmäßig mit dem Tagesdatum vor belegt. Wird es vordatiert, erhält der Benutzer einen entsprechenden Hinweis.
Kontoübersicht
Über die Schaltfläche ”Kontoübersicht” erhalten Sie diese Übersichtsliste mit allen bisherigen Buchungen zu dem gewählten Mitglied. Die Mitgliedsnummer wird in der blauen Kopfleiste des Dialogs angezeigt. Der jüngste Eintrag steht oben in der Übersicht.
Sollten in dieser Liste Änderungen erforderlich werden, so kann dies über die Schaltfläche Journal ändern mit dem Kassierer Passwort durchgeführt werden. Ob Änderungen an der Kontoübersicht (Journal) eines Mitgliedes zu machen sind, ersieht man aus einer Anzeige oder dem Ausdruck Kontoübersicht zum Mitglied, der über die F10-Taste bei Auswertungen Journal zu erhalten ist. Ist der Saldo aller Zahlungen gleich der Summe der offenen Posten, sind keine Änderungen am Journal nötig. Geänderte Journaleinträge werden in roter Schrift in der Kontoübersicht gezeigt.
Zahlungsart
Über eine weitere Schaltfläche können Sie die Übersicht mit den verschiedenen Kontoarten aufrufen. Sie haben hiermit die Möglichkeit, dem gewählten Mitglied die gewünschte Kontoart für die Abwicklung der künftigen Buchungen zuzuordnen. Die Kontoarten B,G,K,L dürfen nicht gelöscht werden.
Buchungstext
Mittels der Schaltfläche erhalten Sie diese Übersicht mit den definierten Buchungstexten.
Über die rechte Maustaste wird das Kontextmenü zum Ändern der Einträge aufgerufen.
Durch die Auswahl des Eintrags ”Ändern” wird der nachfolgende Dialog zum Editieren des Tabellentextes des zugehörigen Tabellenkürzel freigeschaltet.
Das Tabellenkürzel kann nicht verändert werden. Eigene Buchungstexte können nur dann verwendet werden, wenn der Anwender unter „Daten zum Verein“, Karteireiter Festlegungen die Verwendung von ‘Standard Buchungstexte verwenden’ ausschaltet. Eigene Buchungstexte werden entweder insgesamt oder gar nicht verwendet.
Journal ändern
Falls einmal Änderungen in der Kontoübersicht notwendig sind, kann dies über die Schaltfläche Journal ändern durchgeführt werden. Hierzu ist in dem nachfolgenden Dialogfenster das Kassier Passwort einzugeben. Alle Änderungen haben keine Auswirkungen auf die offenen Posten eines Mitgliedes. Sie dienen lediglich der korrekten Darstellung aller Einzahlungen und Sollstellungen. Ob des der Fall ist, können Sie bei Auswertungen Journal (Taste F10) und dort “Offene Posten vs. Journaleinträge“ für alle Mitglieder überprüfen. Für ein einzelnes Mitglied können Sie dazu die Kontoübersicht drucken. Ist dort der Saldo gleich der Summe der offenen Posten, brauchen Sie die “Schaltfläche “Journal ändern“ für dieses Mitglied nicht zu benutzen.
Anschließend erscheint die bereits bekannte Kontoübersicht mit allen Positionen zu diesem Mitglied. Mittels des Kontextmenüs zu diesem Fenster, also über die rechte Maustaste, erhalten Sie nachfolgende Menüauswahl.
Geänderte Journalzeilen oder neu aufgenommene werden in der Kontoübersicht in roter Schrift dargestellt.
Nach der Auswahl des Menüeintrags Ändern wird auf dem Karteireiter ”Bar, Giro” die Bearbeitung der Datenfelder möglich. Hier werden analog der Funktion ”Buchen (Storno)” die Eingabefelder in der tabellarischen Auflistung für die Eingabe der Werte und Daten freigegeben.
Zur Unterscheidung zur normalen Buchungsfunktion wird oberhalb der Anzeige des Mitglieds der Hinweis ”! Ändern Journal !” angezeigt.
Änderungen im Journal auf diesem Weg haben gegenüber den normalen Buchungen und Stornos keine Auswirkungen auf offene Positionen.
Neu
Diese Funktion ist identisch mit der zuvor beschriebenen Funktion Journal ändern. Geänderte Journalzeilen oder neu aufgenommene werden in der Kontoübersicht in roter Schrift dargestellt.
Löschen
Möchten Sie einen Eintrag aus dem Journal löschen, so markieren Sie in der Kontoübersicht – nachdem Sie die Schaltfläche “Journal ändern“ gedrückt haben – die gewünschte Zeile. Betätigen Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü und wählen den Eintrag löschen.
Die markierte Zeile wird aus der Kontoübersicht entfernt. Die Änderungen im Journal haben keine Auswirkungen auf die offenen Positionen.
Die Änderung des Journals sollte nur in voller Kenntnis der Zusammenhänge der Buchungen mit den offenen Posten geschehen.
