Allgemeines zur Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung unter Windows – im folgenden MivWin genannt – erlaubt das Speichern und Wiederfinden sämtlicher Mitgliedsdaten eines Vereines. Im folgenden werden einige wesentliche Merkmale dieser Mitgliederverwaltung vorab genannt.

• Die Mitgliedsnummer ist einer von 4 Hauptsuchbegriffen und muss für jedes Mitglied vorhanden sein. Sie kann bis zu 10 Zeichen umfassen und wird bei der Erstinstallation festgelegt.
• Weitere Suchbegriffe sind Name mit Vorname, Straße und die Postleitzahl (PLZ).
• MivWin ist mandantenfähig, d. h. es können mehrere Vereine mit diesem Programm ‘unter einem Dach’ verwaltet werden. Dabei werden die verschiedenen Vereine über die 1. Stelle der Mitglieds-Nr. unterschieden.
• Die Zuordnung von Beiträgen geschieht über Beitragsklassen, die mit Buchstaben A, B, C, … gekennzeichnet werden. Dabei stellen die Beiträge Jahresbeiträge dar und sind zudem auf das Kalenderjahr bezogen. Das bedeutet, tritt ein Mitglied im April eines Jahres ein, zahlt es für das lfd. Jahr lediglich noch ¾ des Jahresbeitrages. Hierzu genaueres bei dem Dialogfeld „Beitrag gültig ab„
• Zu den Beiträgen gibt es 4 Standardgebühren und eine Gebühr für besondere Zwecke, die als Sondergebühr geführt wird. Die Standardgebühren sind:

• • Aufnahmegebühr.
  • Mahngebühr.
  • Gebühr bei Anfrage beim Einwohnermeldeamt.
  • Gebühr für Rücklastschriften.
  • Alle Gebühren und Beiträge werden über eine Beitragstabelle zugeordnet, die nur mit Kenntnis des Geschäftsführerpasswortes verändert werden kann.

• Zu einer Mitgliedschaft kann eine Rechtsschutzversicherung (RSV) abgeschlossen werden. Die RSV-Prämien beziehen sich dabei ebenfalls auf das Kalenderjahr und werden mit den Ziffern 1,2,.. unterschieden. Sie werden über eine Prämientabelle zugeordnet.

Sind Prämien im Mitgliedsbeitrag enthalten, wird die Prämie mit einem ‘*’ (Stern) eingegeben (siehe Dialog Rechtsschutz).

Die Verwaltung der Mitglieder ist einer der wesentlichsten Teile der Mitgliederverwaltung. Da hier sehr viele Daten zusammen kommen, gibt es hierzu mehrere Module, welche in den nachfolgenden Kapitel beschrieben sind.

Für jedes Mitglied wird ein Stammsatz angelegt, der die wesentlichen Daten zum Mitglied auf einen Blick zeigt. Dieser Stammsatz enthält die Adresse des Mitgliedes mit der Möglichkeit einen Adressenzusatz anzugeben, den Eintritt in den Verein mit dem Feld „Beginn der Beitragszahlung“ und viele weitere Attribute. Es wird sowohl eine Beitragsklasse zugeordnet, die Höhe des Jahresbeitrages festlegt, als auch mögliche Aufnahmegebühren zugeordnet. Darüber hinaus kann das Mitglied dem Lastschrifteinzugsverfahren angeschlossen werden oder auch einer Rechtsschutzversicherung beitreten.

Alle diese Daten können jederzeit am Bildschirm für jedes Mitglied aufgerufen werden und stehen den anderen Funktionen zur Verfügung. Dabei können die Mitglieder über die Mitglieds-Nr., Name / Vorname, Straße oder PLZ aufgerufen werden. Für nur bruchstückhafte Informationen stehen Übersichten zur Verfügung, mit denen Mitgliedsdaten durch einen Doppelklick herausgesucht werden können.

Die Funktion ‚Hinweis auf ein Mitglied‘ wurde geschaffen, um sogenannte ‚faule Kunden‘ festzuhalten, auch wenn sie aus dem Verein ausgeschieden sind. Bei jeder Neuaufnahme eines Mitgliedes wird gegen die dort gespeicherten ehemaligen Mitglieder geprüft, ob sie schon einmal als ‚Problemfall‘ dem Verein angehörten. Vermieter, Mietobjekte ermöglicht die Erfassung der Vermieter mit ihren Mietobjekten. Dabei können zu einem Vermieter beliebig viele Mietobjekte gespeichert werden. Die Mietobjekte können über Übersichten angezeigt werden und zeigen unter anderen Ausstattungsmerkmalen auch den Quadratmeterpreis einer Wohnung.

Mitgliederstamm

Für jedes zu verwaltende Mitglied muss über diesen Hauptdialog ein Stammsatz angelegt und verwaltet werden. Dieser Stammsatz enthält im wesentlichen die im folgenden Dialog zu sehenden Daten.

Suchen

Im oberen Dialogbereich des Mitgliederstamms ist der Suchbereich für alle 4 Karteireiter vorhanden. Hiermit können Sie den gewünschten Eintrag leicht finden.

Der Suchbereich gliedert sich in zwei Elemente, dem Auswahlkriterium für die Suche und dem Eingabefenster des Suchkriteriums. Mit dem Pfeil am Ende des Elementes (Listbox) können Sie zwischen den folgenden Suchmöglichkeiten wechseln.

Je nach gewähltem Suchkriterium verändert sich auch die Textfarbe der entsprechenden Beschreibungen zu den indizierten Feldern. Die Bezeichnung ”Mitglieds-Nr.”, ”Vorname” und ”Name”, ”Straße” oder ”PLZ” werden bei gewählter Sortierung in blauer Schrift im Datenbereich dargestellt. Somit erhalten Sie zu der Angabe des Such- / Sortierkriteriums im Suchbereich auch einen visuellen Hinweis zum Sortierkriterium im Datenbereich.

Im Eingabefenster geben Sie dann den gewünschten Suchbegriff ein. Wird die Eingabe des gewünschten Suchkriteriums kurz unterbrochen oder langsam vorgenommen, so nutzt das System sofort die frei gewordene Rechnerzeit um nach einem passenden Eintrag zu suchen. Der Eingabebereich muss markiert sein. Das erreichen Sie durch die Tastenkombination Alt-S oder indem Sie die linke Maustaste drücken und über den Eingabebereich von links nach rechts ziehen (=markieren).

Mit der Taste F12 können Sie nach der Eingabe des Namens einfach zur Eingabeposition des Vornamens springen.

Wurde zu dem Suchkriterium ein Datensatz gefunden, so wird dieser im Datenfenster angezeigt. Sollten mehrere Datensätze mit dem gleichen Kriterium vorhanden sein, so kann mit den Funktionen zum Blättern, der Übersicht oder einer weiteren Verfeinerung des Suchkriteriums der gewünschte Datensatz gewählt werden. Ist zu dem eingegebenen Suchkriterium kein passender Datensatz vorhanden, so wird nach entsprechendem Hinweis in der Anzeige der nächste Datensatz angezeigt.

Das Menü „Extras“ zum Mitgliederstamm

Das Datenfenster Mitgliederstamm besitzt das eigene Untermenü ”Extras”. Mit diesem können die verschiedensten weiteren Aktionen zu einem Mitgliedereintrag gestartet werden. Mit Alt-X klappen Sie das Menu mit der Tastaur auf, wenn der Hauptdialog den Focus hat. Mit den hier rechts stehenden Funktionstasten können Sie die dazu gehörigen Dialog direkt aufrufen.

Zu den einzelnen Funktionen helfen Ihnen die nachfolgenden Kapitel.

Zukünftige Adresse vormerken

Sie können über das Menü diesen Funktionsaufruf starten und anschließend die zukünftige Adresse zu einem Mitglied im System eintragen. Der Aufruf des nachfolgenden Dialogs ist auch über die Taste F2 direkt möglich.

Sie geben hier die neue Adresse für das gewählte Mitglied ein und bestimmen zusätzlich das Datum, ab wann diese Adresse für das Mitglied gültig wird (hier der 01.12.2001). Die Adresse wird beim Aufruf des Programms automatisch an diesem Tag in die hier stehende Adresse geändert. Über die Auswahl ”Adresse gilt auch für die 2.Person” können Sie diese Änderung auch automatisch für eine evtl. eingetragene 2.Person und Rechtsschutz (RSV) durchführen lassen.

Der Tabellenknopf hinter der Eingabezeile „Adresse gültig ab“ erlaubt die Einsicht in alle noch nicht umgesetzte zukünftigen Adressen der Mitglieder. Eine eingetragene Telefon-Nr. oder Email Adresse überschreibt den Eintrag der Hauptstammmaske. Bleibt diese Zeile leer, wird der Eintrag in der Hauptstammmaske nicht überschrieben.

Die bisherige Adresse wird im System unter „Alte Adressen“ gespeichert und kann über die nachfolgend beschriebene Funktion „Alte Adresse merken“ aufgerufen und angezeigt werden.

Alte Adresse merken

Sie können über das Menü diesen Funktionsaufruf starten und anschließend die alte Adresse zu einem Mitglied im System eintragen. Der Aufruf des nachfolgenden Dialogs ist auch über die Tastenkombination ALT-F2 direkt möglich.

Sie geben hier die alte Adresse für das gewählte Mitglied ein und bestimmen zusätzlich das Datum, ab wann diese Adresse für das Mitglied nicht mehr gültig ist. Mittels der Schaltfläche für die Auswahlliste hinter dem Datumsfeld ”Adresse geändert am” können Sie sich alle bisherigen Einträge zu dem Mitglied in einer Liste anzeigen lassen.

Falls Sie einen Eintrag aus der Liste entfernen möchten, so markieren Sie den fehlerhaften Eintrag und rufen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu diesem Dialog auf. Mit der Funktion Löschen wird der gewählte Eintrag nach dem Bestätigen des folgenden Abfragefensters dauerhaft aus der Liste entfernt.

Falls Sie weitere neue Einträge in der Liste zufügen möchten, so legen Sie über die normale Funktion ”Alte Adresse merken” weitere Einträge mit dem gewünschten Datum und den zugehörigen Adressdaten an. Die Einträge werden dann in der Liste der alten Adressen zu diesem Mitglied gespeichert.

Ändern Beitragsklasse

Über das Menü können Sie diesen Funktionsaufruf starten und dann die Beitragsklasse zu dem gewählten Mitglied neu festlegen. Die Taste F3 startet den nachfolgenden Dialog direkt. Eine Änderung der Beitragsklasse erfordert die Eingabe des Kassiererpasswortes, wenn es nicht schon vorher beim Buchen eingegeben wurde.

Die Eingabe der neuen Beitragsklasse kann direkt in das Feld erfolgen oder mit dem Tabellenknopf für die Auswahlliste „Beitragsklasse“ erfolgen. Im zweiten Feld können Sie bestimmen, ab wann die neue Beitragsklasse für dieses Mitglied gültig ist. Anschließend erfolgt die Frage, ob die Eingabe so korrekt ist.

Erfolgt die Änderung der Beitragsklasse noch für das lfd. Jahr, wird eine Gutschrift oder Sollstellung für das Mitglied gebucht, je nachdem, ob die neue Beitragsklasse niedrigere oder höhere Beitragssätze hat. Hinter die Dialogzeile ‘Beitragsklasse’ der Hauptstammmaske wird dann die alte Beitragsklasse in eckige Klammern [A] gesetzt.

Erfolgt die Änderung der Beitragsklasse dagegen erst mit Wirkung des neuen Jahres, wird die neue Beitragsklasse in der Dialogzeile ‘Beitragsklasse’ in spitze Klammern gesetzt. Die korrekte Beitragsstellung erfolgt dann durch das Jahreswechselprogramm. Der „Beitrag gültig ab“ kann auch im nächsten Jahr ein beliebiges Datum annehmen.

Ändern Mitgliedsnummer

Sie können über das Menü diesen Funktionsaufruf starten und anschließend die bisherige Mitgliedsnummer eines Mitglieds in eine neue Mitgliedsnummer im System überführen. Der Aufruf des Dialogs ist auch über die Taste F4 direkt möglich. Diese Funktion steht allerdings nur mit dem Geschäftsführerpasswort zur Verfügung. Daher müssen Sie dieses zuerst am folgenden Dialog eintragen und mit OK bestätigen.

Nach der korrekten Eingabe des Geschäftsführerpasswortes erhalten Sie den folgenden Dialog zum Eintragen der neuen Mitgliedsnummer.

Es werden alle vorhandenen Daten zu diesem Mitglied im System unter der neuen Mitgliedsnummer zugeordnet. Diese Funktion sollte mit entsprechender Sorgfalt benutzt werden, denn alte Ausdrucke und Kopien sind mit der alten Mitgliedsnummer vorhanden und anschließend eventuell schwer zuordenbar. Insbesondere sollte dieses Mitglied nicht von einem anderen Benutzer gerade „in Bearbeitung“ sein.

Zur Sicherheit wird nach dem Eintragen und Betätigen der Schaltfläche Speichern noch eine zusätzlich Bestätigung durch folgendes Abfragefenster benötigt.

Sollstellung Gebühren

Über das Menü Extras können Sie diesen Funktionsaufruf starten und dann zusätzliche Gebühren für das gewählte Mitglied erfassen und buchen. Dieser Dialog dient dem Buchen von Einzelgebühren je Mitglied, die ansonsten bei den jeweiligen Standardfunktionen für eine ganze Reihe von Mitgliedern möglich sind (siehe auch Karteireiter Nichtzahler oder Anfragen ans Einwohnermeldeamt in Form der EMA-Liste. Die Taste F5 startet den nachfolgenden Dialog direkt.

Mit den Optionen ”Sonderkosten” und ”Standardgebühren” können Sie den unteren Datenbereich beeinflussen. Beide Zeilen sind zusätzlich als Schaltfläche ausgebildet, sodass Sie damit in eine Übersicht der Gebühren oder Sonderkosten des Mitgliedes gelangen.

Haben Sie Standardgebühren gewählt, so können Sie die 4 Standardgebühren buchen (A,M,1,2). Dabei wird die bei Festlegungen im Dialog “Stammdaten Verein“ und dort “Bezeichnung der Gebühren“ festgelegte Bezeichnung der Gebühr in die 3. Dialogzeile
geschrieben. Im oben stehenden Dialog erscheint dort “Entgelte“, weil der Benutzer die Gebührenziffer “1“ mit dem Text “Entgelte“ versehen hat. Der in der Zeile Gebührenziffer stehende Tabellenknopf erlaubt die Einsicht in die Tabelle der Standardgebühren. Die Zeile darunter erlaubt Ihnen einen Grund für die Gebühren zu setzen, der dann so auch als Buchungstext vorgeschlagen wird. Beim Einstieg in den Dialog wird dort der erste gefundene Gebührengrund eingetragen.

Haben Sie über den Radiobutton Sonderkosten gewählt, können Sie jetzt jede Gebühr bis zu 9.999,99 € buchen.

Dabei spielt die Gebührenziffer keine Rolle mehr und ist grau geschaltet (keine Eingabemöglichkeit). Die anderen Daten sind frei zu setzen und mit dem Button Speichern werden sie dem Mitglied in die Zeile „Sonderkosten“ links unten in der Hauptstammmaske geschrieben (wenn Sie diese Gebühr mit dem Text “Sonderkosten“ belegt haben). Diese Sondergebühr (Kosten) werden dort bei mehreren gebuchten Sonderkosten addiert und zusätzlich ins Journal (s. Kontoübersicht beim Karteireiter „Bar/Giro“) geschrieben, dort aber mit dem hier eingegebenen Buchungstext.

Ausweis drucken

Mit dem Menü Extras können Sie diesen Funktionsaufruf starten und dann in einem weiteren Dialogfenster die diversen Kriterien zum Ausdruck eines oder einer Serie von Mitgliedsausweisen festlegen. Die Taste F6 startet den Dialog direkt.

Im Kapitel Ausweis und Aktendeckblatt drucken ist der hier erscheinende Dialog im einzelnen erklärt. Dies wurde an dieser Stelle ausgespart, denn alle Druckfunktionen sind im Handbuch im Kapitel Auswertungen und Drucken zusammengefasst. Es gibt zur Zeit sieben verschiedene Ausweistypen, die oft mit einem Anmeldeformular kombiniert sind. Für Ihren speziellen Ausweis wenden Sie sich bitte an den Anbieter des Programms, der dann in Absprache mit Ihnen einen neuen Ausweistyp entwickelt oder einen schon vorhanden zuordnet.

Neben dem Druck von Ausweisen kann diese Funktion auch ein Aktendeckblatt drucken.

Offene Beiträge setzen

Über das Menü Extras können Sie den Funktionsaufruf ”Offene Beiträge setzen …” für das gewählte Mitglied starten. Die Taste F7 startet ebenfalls den nachfolgenden Dialog. Dieser Dialog dient im Wesentlichen dazu die offenen Kontostände zum Mitglied dem
Programm mitzuteilen, wenn dieses erstmalig eingesetzt wird und Daten (hier Kontostände) von Karteikarten u.a. zu übernehmen sind.

Hier werden alle offenen Beiträge und Gebühren dieses Mitglieds zum Editieren freigegeben. Im rechten Bereich sind alle Gebühren untereinander aufgelistet. Im linken oberen Bereich sind die Mitgliedsbeiträge zum Editieren vorhanden. Der linke untere Bereich enthält die Prämiengebühren für den Rechtsschutz und ist nur eingebbar, wenn zu dem angezeigten Mitglied auch ein Rechtsschutzeintrag angelegt wurde. Auch die Felder Beitrags- und Prämienklasse können hier direkt geändert werden. Sollen Guthaben eingegeben werden, sind diese mit neg. Vorzeichen zu setzen. Dabei ist zuerst der numerische Teil der Zahl einzugeben und dann das Minuszeichen.

Wird diese Funktion verwendet, wenn es zum Mitglied bereits Journal-, Kontoeinträge gibt, so werden diese beim Speichern der Daten gelöscht und die Summe aller offenen Beiträge und Gebühren in einer Sollstellung erfasst, s. hier Bsp. für Mitgl-Nr. N88904:

Daten Rechtsberatung

Über das Menü Extras können Sie diesen Funktionsaufruf starten um die unten stehenden Daten zu einer Beratung zu erfassen. Mit diesem Dialog erhalten Sie – konsequent angewandt – einen Überblick Ihrer Beratungsleistungen übers Jahr, da diese Daten in die monatliche Statistik übernommen werden. Außerdem sehen Sie auf Knopfdruck (hier Taste F8), ob und wie oft und von wem ein Mitglied beraten wurde.

Zum Gebrauch dieses Dialoges sind zwei Tabellen zu pflegen. Zum einem muss dem Programm mitgeteilt werden, welche Beratungsstellen es gibt. Das erreichen Sie durch einen Klick auf den Tabellenknopf hinter der Zeile “Beratungsstelle“.

Zum anderen müssen dem Programm die Rechtsberater bekannt sein. Das geschieht durch Pflege der Tabelle, die sich hinter dem Tabllenknopf für der Zeile “Rechtsberater“ verbirgt. Die Tabellenkürzel (hier RT oder BW1) sind auf 3 Stellen beschränkt und müssen als Großbuchstaben definiert werden.

Wollen Sie eine weitere Beratung hinzufügen, erhalten Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü und können dort “Neu“ für Neuaufnahme wählen. Standardmäßig wird das gerade aufgerufene Mitglied vorgeschlagen, Sie können aber auch jede andere gültige Mitglieds-Nr. eingeben. Eine Zeile zum Ändern müssen Sie zuerst durch einen Doppelklick auf den im unteren Teil befindlichen Browser zum Ändern frei schalten. Das Datum der Beratung muss eingegeben werden.

Tabelle zur Pflege der Beratungsorte:

Kürzel dürfen max. 3 Stellen lang sein, nur Großbuchstaben.

Tabelle zur Pflege der Rechtsberater (Kontextmenu mit der rechten Maustaste):

In Zwischenablage kopieren

Mit dem Menü Extras können Sie diesen Funktionsaufruf starten und dann in dem folgenden Dialogfenster Daten in die Zwischenablage von Windows kopieren, um sie in anderen Programmen wieder verwenden zu können (z.B. im Word-Programm). Die Taste F9 startet den Dialog direkt.

Um nun genau eine Adresse in die Zwischenablage zu bekommen, müssen die Daten dazu beim Karteireiter Datenfelder definiert werden. Die Datenfelder zu der oben gezeigten Adresse sind wie folgt gespeichert:

ANREDE;TITEL;VNAME;NAME;STRASSE;ZUADRESSE;LAND;PLZ;ORT

Diese Datenfelder sind unter dem Namen „Adresse“ beim Dialog Datenexport zu speichern. Dabei ist zwingend vorgeschrieben, dass die ersten 14 Zeichen das Wort „ZWISCHENABLAGE“ bilden.

Standard ist dabei, dass jedes Datenfeld in einer neuen Zeile beginnt, davon sind die folgenden Datenfelder ausgenommen: „TITEL“,“VNAME“,“LAND“,“PLZ“. Hier wird lediglich ein Leerschritt an das folgende Feld angefügt, damit z.B. VNAME;NAME eben wie oben zu sehen ist, nebeneinander erscheinen. Es sind alle Datenbankfelder für diese Funktion verfügbar, die Sie beim Datenexport vorfinden.

Wenn Sie die Taste F9 gedrückt haben, sind die Inhalte der Datenfelder bereits kopiert, vorausgesetzt sie wurden unter dem Begriff „Adresse“ gespeichert. Mit der oben im Dialog gezeigten Listbox wird immer die Zeichenkette kopiert, die in der Listbox zu sehen ist (hier also „Adresse“). Fügen Sie selbst einen Text in das Fenster oben hinzu und drücken dann die Schaltfläche “Kopieren“, wird der hinzugefügte Text ebenfalls in die Zwischenablage kopiert.

Im Gegensatz zu dieser Methode ist es möglich, eine dynamische Datenverbindung als DDE-Server zu WINWORD aufzubauen. Hier wird standardmäßig die Adresse des Mitgliedes übertragen. Die Einstellung der WINWORD-Vorlage oder des Dokumentes ist unter Daten zum Verein, 3. Karteireiter Programm bei “Dynamische Datenverbindung aktiv“ beschrieben.

Auswertungen Journal

Als letzter Eintrag im Menü Extras können Sie diesen Funktionsaufruf starten um anschließend im aufgerufenen Dialog die gewünschten Einstellungen vorzunehmen. Der Aufruf dieses Dialogs ist auch über die Taste F10 direkt möglich.

Im Kapitel Auswertungen Journal ist der hier erscheinende Dialog im einzelnen erklärt. Dies wurde an dieser Stelle ausgespart, denn alle Druckfunktionen sind im Handbuch im Kapitel „Auswertungen und Drucken“ zusammengefasst.