Ausweis und Aktendeckblatt drucken

Im Menü Extras im Mitgliederstamm können Sie diese Funktion Ausweis drucken aufrufen. Über die Funktionstaste F6 ist dies auch direkt möglich.

Für die Ausstellung der Ausweise stehen in diesem Modul die beiden Karteireiter „Ausweise“ und „Selektion“ zur Verfügung. Die einzelnen Funktionen sind in den nachfolgenden Kapiteln zusammengestellt. Unter dieser Listbox können Sie auch ein Aktenblatt nach dem Muster des Mietervereins Leverkusen e.V. drucken.

Im Dialogkopf steht eine Auswahl mit verschiedenen Varianten für die Ausgabe der Ausweise und des Aktenblattes zu Verfügung. Die Besonderheiten der einzelnen Formate sind am Ende des Kapitels „Karteireiter Ausweise“ mit den Besonderheiten zusammengefasst.

Karteireiter Ausweise

Auf dem Karteireiter „Ausweise“ stehen vier verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Bestimmung des Ausgabebereichs zur Verfügung.

Wenn Sie die Ausweise mit der ersten Option „Mitglieds-Nr. von / bis“ ausgeben, können Sie im unteren Dialogbereich den Bereich in Form der Ausweisnummer von Mitglied bis Mitglied angeben.

Wenn Sie eine der drei weiteren Optionen wählen, geben Sie ebenfalls in diesen Feldern den Bereich für die Ausweise an, nur gemäß dem jeweiligen Sortierkriterium Name, Straße oder Postleitzahl.

Mit den Listenschaltflächen hinter den beiden Eingabefeldern können Sie aus einer Mitgliederliste, welche nach der gewählten Option sortiert ist, den gewünschten Wert in die Eingabefelder übernehmen.

Die Option „Leerzeilen Fussbereich“ ist nur bei einigen Varianten von Ausweisen sinnvoll bzw. verfügbar. Die Funktion wird bei der jeweiligen Ausweisvariante direkt angesprochen.

Zusätzlich können Sie mit der Auswahl des Druckers einen auf Ihrem System installierten Drucker auswählen um die Ausweise auf diesem Drucker auszugeben.

Die Funktion „Daten exportieren“ ermöglicht es, die Ausweisdaten in diverse Formate zu exportieren. Die Möglichkeiten des Exports sind im Kapitel Liste exportieren beim Jahreswechsel beschreiben. Die Option „Ansicht – Ausdruck“ ermöglicht die normale Druckausgabe, wobei hier zuvor die Ausgabe am Bildschirm zur Probe erfolgt.

Wenn auf dem 2. Karteireiter eine Selektion definiert wurde, wird die Option „Selektion aktiv“ markiert.

Im unteren Dialogbereich wird die Anzahl der gedruckten Ausweise angezeigt.

Die Schaltflächen „Abbrechen“, „Drucken“ und „Schließen“ sind weitgehend bekannt und mit den bisherigen Dialogen identisch.

In den nachfolgenden Abschnitten sind einige Beispiele an Mitgliedsausweisen gezeigt.

Ausweis im Scheckkartenformat

Der Ausdruck im Scheckkartenformat gibt die Mitgliedsdaten formatiert im oberen linken Bereich der Druckausgabe aus.

Ausweis, Muster Hamburg

Bei dem Mitgliedsausweis des Hamburger Mietervereins handelt es sich um einen Ausweis im Postkartenformat. Er ist mit allen Kontaktinformationen gedruckt. Die beiden Seiten sehen Sie hier als Scan.

Beitrittserklärung, Rhein-Ruhr

Bei dem Vordruck des Mietervereins Rhein-Ruhr e.V. handelt es sich um ein Formular mit Doppelfunktion. Es wird als Beitrittserklärung verwendet, welche von dem Mitglied unterschrieben werden muss. Auch die Einzugsermächtigung mit der Bankverbindung für das Lastschriftverfahren ist aufgeführt. Zusätzlich ist unten linke noch ein Mitgliederausweis als Mitgliedskarte zum heraustrennen im Scheckkartenformat vorhanden.

Karteireiter Selektion

Die einzelnen Funktionen der Selektion, sowie die vielfältigen Möglichkeiten der Bedingungen und Verknüpfungen sind in dem eigenen Kapitel Selektionen zusammengefasst, da diese Funktionalität in vielen Bereichen innerhalb MivWin vorkommt.

Für den Nachdruck von einzelnen Ausweisen bietet sich besonders die Option „Mitglieder einzeln“ an. Hier können Sie in der Liste die gewünschten Einträge markieren. Alle markierten Einträge werden für den Ausdruck herangezogen.

Auswertungen Journal

Das Modul „Auswertungen Journal“ erreichen Sie über das Menü „Extras“ im Mitgliederstamm oder direkt über die Funktionstaste „F10“. Sie haben mit diesem Auswertungsmodul die Möglichkeit die verschiedensten Daten anhand der Buchungen bei den Mitgliedern, also aus dem Journal eines jeden Mitglieds, auszuwerten.

Es stehen Ihnen hierzu verschiedene Optionen auf dem Karteireiter Drucken zur Verfügung. Bei einem Teil dieser Optionen können Sie die Daten mit Hilfe des Karteireiters Selektion weiter einschränken.

Im Journal eines jeden Mitglieds sind die getätigten Buchungen/Stornierungen vorhanden. Alle Zahlungseingänge und Sollstellungen werden in diesem Journal in der Reihenfolge ihrer Eingänge festgehalten und können jederzeit eingesehen und ausgedruckt werden. Man spricht daher beim Journal auch von einem sogenannten elektronischen Kassenbuch.

Karteireiter Drucken

Auf diesem Karteireiter befinden sich die unterschiedlichen Optionen zur Auswertung des Journals. Sie können hier ein Journal eines einzelnen Mitglieds ebenso auswerten, wie die Journaleinträge des gesamten Vereins.

Mit der Schaltfläche Start wird die jeweils gewählte Option aufbereitet und die Ausgabe gestartet. Wenn hierzu mehrere Daten aufbereitet werden müssen, wird im unteren linken Fensterbereich eine Statusanzeige mit dem Fortschritt und die Anzahl der Datensätze angezeigt.

Mit der Schaltfläche „Abbrechen“ kann ein solcher Durchlauf gestoppt werden. Die Schaltfläche „Schließen“ beendet das Modul „Auswertungen Journal“.

Kontoübersicht für Mitgl.Nr.

Mit der gewählten Option Kontoübersicht für Mitgliedsnummer erhalten Sie einen Ausdruck des Journals für das gewählte Mitglied. Alle Buchungen sind darauf nach Datum gelistet.

Tagessaldo

Die Journalübersicht nach Tagessaldo erfordert, dass Sie ein Datum in dem nachfolgenden Feld der Option angeben. Es werden dann alle Buchungen aus den Journalen der Mitglieder des gewählten Vereins (Mandanten) für diese Auswertung herangezogen und in den unterschiedlichen Buchungsarten und Buchungstexten summiert und ausgegeben.

Monats-, Jahressaldo

Die Journalübersicht nach Monats- oder Jahressaldo arbeitet wie die Übersicht nach Tagessaldo. Sie müssen den Monat und das Jahr für die Ausgabe des Monatssaldos bei der Option eintragen. Wollen Sie den Jahressaldo, so geben Sie nur die Jahreszahl bei der Option an und lassen den Monat frei. Es werden dann alle Buchungen aus den Journalen der Mitglieder des gewählten Vereins (Mandanten) für diese Auswertung herangezogen und in den unterschiedlichen Buchungsarten und Buchungstexten summiert und ausgegeben.

Einnahmen Sonderkosten

Mit der Option „Einnahmen Sonderkosten“ werden alle Journaleinträge mit Buchungen als Sonderkosten getrennt nach den verschiedenen Buchungsarten ausgewertet. Sie müssen hierzu den Zeitraum für die Auswertung mit einem Datum von/bis angeben.

Offene Posten vs. Journaleinträge

Wenn Sie die Option „Offene Posten vs. Journaleinträge“ gewählt haben, werden die offenen Positionen der Mitglieder gegen die Journaleinträge abgeglichen. Die Differenz an Mitgliedern, bei welchen eine Abweichung ermittelt wurde, können Sie in der OffenenPosten-Liste in Gegenüberstellung zu den Journaleinträgen ausgeben.

Sie erhalten bei gefundenen Unstimmigkeiten, den nachfolgenden Hinweis mit der Angabe der Anzahl der Mitglieder.

Anschließend wird die Übersichtsliste mit den Offenen Posten gegen das Journal ausgegeben.

Diese Auswertung dient der Kontrolle des Journals hinsichtlich korrekter Einträge. Es müsste eigentlich die Summe der offenen Posten (hier 48.- DM) gleich der Summe der Journaleinträge der Spalten Soll und Haben sein. Durch Fehlbuchungen insbesondere beim erstmaligen setzen der Kontostände können hier Differenzen auftauchen. Im Beispiel sind 10.- DM Aufnahmegebühr im Journal vorhanden, ohne dass der entsprechende Posten als offene Aufnahmegebühr erscheint.

Der Anwender hat jetzt mit der Option Journal ändern die Möglichkeit, die Journaleinträge zu pflegen. In diesem Fall wäre die Zeile „Aufnahme“ zu löschen. Damit ist die Summe im Journal gleich der Summe aller offenen Posten.

Buchungen, täglich nach Buchungsarten

Mit dieser Option können Sie die täglichen Buchungen nach Buchungsarten gruppiert ausgeben. Alle Buchungsarten/Kontoarten werden für den gewählten Tag gelistet.

Falls Sie die Einzelinformationen zu den Mitgliedern nicht interessiert und Sie nur an den Summen der Buchungsarten interessiert sind, können Sie mit der Zusatzoption „nur Summen“ die Liste wie folgt einschränken:

Buchungen, täglich nach Mitgliedsnummer

Mit dieser Option können Sie die täglichen Buchungen nach Mitgliedern sortiert ausgeben. Die Mitglieder werden anhand Ihrer  Mitgliedsnummer untereinander aufgeführt und die an diesem Tag durchgeführten Buchungen gelistet.

Falls Sie die Einzelinformationen zu den Mitgliedern nicht interessiert und Sie nur an den Summen der Buchungsarten interessiert sind, können Sie mit der Zusatzoption „nur Summen“ die Liste wie folgt einschränken:

Karteireiter Selektion

Die einzelnen Funktionen der Selektion, sowie die vielfältigen Möglichkeiten der Bedingungen und Verknüpfungen sind in dem eigenen Kapitel Selektionen zusammengefasst, da diese Funktionalität in vielen Bereichen innerhalb MivWin vorkommt.

Die Möglichkeit zur freien Selektion steht Ihnen hier nicht zur Verfügung, da die Auswertung des Journals jeweils für ein Mitglied erfolgt. Diese Modul wird daher ja auch aus dem Menü Extras des Mitgliederstamms gestartet.

Auf vielfachen Wunsch haben wir jedoch hier die Möglichkeit geschaffen, die Auswertung des Journals über den Karteireiter Selektion mit der Option „Mitglieder einzeln“ auf mehrere Mitglieder auszudehnen. Hierzu können in der Mitgliederliste die gewünschten Einträge ausgewählt werden. Welches Mitglied während dieser Ausgabe dann im Mitgliedsstamm gewählt ist, ist unwesentlich.

Brief an Mitglieder

Den Dialog dazu rufen Sie auf mit:

Das Modul „Brief an Mitglieder“ erreichen Sie auch über das Menü „Auswertungen“. Sie haben mit diesem Modul die Möglichkeit für verschiedenste Mitglieder unterschiedliche Briefe zu erzeugen.

Es stehen Ihnen hierzu verschiedene Optionen auf den Karteireitern „Brieftyp“, „Selektion“ und „Drucken“ zur Verfügung. Im Dialogkopf können Sie den Verein auswählen. Die im System angelegten Mandanten können hier eingestellt werden.

Vor dem Drucken des gewählten Brieftyps müssen Sie immer zuerst die Schaltfläche “Start“ ausführen.

Karteireiter Brieftyp

Es stehen Ihnen grundsätzlich die drei verschiedene Brieftypen zur Verfügung. Hierbei handelt es sich bei den ersten beiden Brieftypen um funktionsgesteuerte Briefe bzw. Ausgaben. Mit dem Ausdruck werden die entsprechenden Daten des Briefdrucks im Datensatz beim Mitglied ergänzt. Diese Briefausgaben sind daher sehr zweckgebunden und natürlich auch nur für den vorgesehenen Einsatz zu verwenden. Der dritte Brieftyp „Serienbrief“ ist universell und kann für jede Art von Briefen an die Mitglieder eingesetzt werden.

Durch die Betätigung der Schaltfläche „Start“ werden die gewählten Mitglieder herangezogen. Der Zähler Briefe enthält nach dem Durchlauf die Anzahl der Mitglieder, für welche der Briefdruck durchgeführt werden kann.

Wenn unter dem nachfolgend beschriebenen Karteireiter Selektion die Daten über die Option „Mitglieder lt. Selektion“ eingeschränkt wurden, ist das Feld „Selektion aktiv“ markiert.

Karteireiter Selektion

Die Funktionen unter dem Karteireiter Selektion sind sicherlich bereits bekannt, da diese bei vielen anderen Modulen identisch ist. Hier jedoch kommt eine zusätzliche Option hinzu, welche es Ihnen ermöglicht, die Mitglieder der Rücklastschriften auszuwählen. Somit können Sie mit Systemunterstützung allen Mitgliedern, welche im Lastschriftverfahren von der Bank zurückgemeldet wurden, einen Serienbrief mit dem gewünschten Text oder direkt eine Kündigung zusenden. Es wird an dieser Stelle auf die Möglichkeit hingewiesen, dass diese Art der Selektion auch im Modul „Mahnungen, Rechnungen“ zur Verfügung steht. Dort können automatisiert Zahlungsaufforderung an den Kreis dieser Mitglieder versendet werden.

Das Prinzip der einzelnen Funktionen der Selektion, sowie die vielfältigen Möglichkeiten der Bedingungen und Verknüpfungen sind in dem eigenen Kapitel Selektionen zusammengefasst. Dort sind die Funktionen der drei Bereiche „Alle …“, „… einzeln“ und „… lt. Selektion“ getrennt beschrieben.

Es bleibt also nur noch die hier zusätzliche Funktion „Mitglieder lt. Rück-LS“ übrig. Wenn Sie diese Option wählen, werden in der Liste alle bisher erfassten Rücklastschriften angezeigt. Sie können dann die gewünschten Einträge für Ihre Selektion auswählen.

Die Rücklastschriften können hier nur verarbeitet werden, solange der Buchungslauf für die Rücklastschriften noch nicht durchgeführt wurde. Nach dem Buchungslauf im Modul Lastschriften stehen die Datensätze nicht mehr zur Verfügung.

Karteireiter Drucken

Die eigentliche Ausgabe der Briefe an die Mitglieder auf Ihrem Drucker wird hier unter dem Karteireiter „Drucken“ durchgeführt. Hier müssen die restlichen Angaben zur Vervollständigung der Druckausgabe festgelegt werden. Angaben wie das Sortierkriterium und der verwendeten Brieftext sind wesentliche Steuerungsmöglichkeiten bei der Druckausgabe.

Im linken unteren Bereich wird die Anzahl der gedruckten Briefe angegeben. Mit der Schaltfläche „Brief“ wird dann die gewünschte Ausgabe gestartet. Die Schaltfläche „Kontrollliste“ erzeugt eine zusätzliche Druckliste mit allen herangezogenen Mitgliedern.

Beispiel zur Formulierung einer Austrittsbestätigung:

Schaltfläche Kontrollliste

Mit der Schaltfläche Kontrollliste erhalten Sie die nachfolgende Auflistung. Hierin sind die für den Briefdruck angezogenen Mitglieder mit Mitgliedsnummer, Name, Ort und Straße aufgelistet.

Schaltfläche Brief / Austrittsbestätigung

Mit der Schaltfläche Brief wird der R&R Report Generator gestartet und die gewählten Briefe können am Bildschirm nochmals überprüft und daraufhin einzeln oder gesamt gedruckt werden.

Schlüsselworte Textbaustein Serienbrief

Im Textbaustein zu den Serienbriefen können Sie die nachfolgenden Schlüsselworte direkt in Ihrem Text angeben.

Zu diesen Schlüsselworten können alle Datenbankfelder, wie sie sich in der linken Spalte bei den Selektionen zeigen zusätzlich herangezogen werden. Für die Konto-Nr. aus dem Dialog Kontodaten würde man dann #KOTNR schreiben, wenn man in einem Brief diese Angabe drucken möchte. Dabei ist zu beachten, dass die einzelnen Buchstaben nach dem #-Zeichen groß geschrieben werden müssen. So auch die beiden Datenfelder #SUMOBG für die Summe aller offenen Posten und #SUMOPRM für die Summe der offenen RSVPrämien. Die Schreibweise ist identisch mit den gezeigten Datenfeldern auf dem Karteireiter Selektion dieses Moduls.

Zusätzlich stehen noch die nachfolgenden programmierten Schlüsselworte zur Verfügung: